Приказ аренда автомобиля без экипажа

Аренда автомобиля у работника

Часто сотрудники используют личные транспортные средства на блага компании. Как правильно оформить договор аренды транспортного средства

Без регистрации

Договор аренды автомобиля регулируется статьями 642–648 Гражданского кодекса («Аренда транспортного средства без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации, или проще: «Аренда без экипажа»). Согласно ГК такой договор должен быть заключен в письменной форме независимо от его срока, однако регистрировать его, в отличие от договора аренды недвижимости, не надо.

Самое привлекательное условие для компании в такой форме сотрудничества с водителем на личном авто прописано в статье 646 ГК: «Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией». Расходы в связи с эксплуатацией – это не только ГСМ; это и мойка, и ТО, и текущий ремонт, и страхование, и возмещение вреда, причиненного автомобилю. Однако стороны могут перераспределить обязанности по содержанию и эксплуатации арендованного автомобиля по своему усмотрению. Достаточно прописать в договоре, кто какие расходы несет.

Для того чтобы договор не вызвал претензий со стороны контролирующих органов, необходимо соблюсти ряд условий. По нашему мнению, заключению договора должен предшествовать приказ, в котором обосновывается необходимость аренды (например, обеспечение бесперебойной работы какой-либо из служб компании и т. п.) и дано поручение юристу или иному ответственному лицу подготовить проект договора.

Напомним, что сдавать имущество в аренду имеет право только его собственник либо лицо, уполномоченное законом или опять же собственником (ст. 608 ГК РФ). Это значит, что для признания расходов арендатора работник, сдающий в аренду свой автомобиль, должен представить организации документы, подтверждающие его право владения на машину. Такой бумагой является паспорт транспортного средства (ПТС). В период действия договора аренды в компании должна храниться его копия.

Кроме того, сотрудник должен передать фирме:

  • свидетельство о регистрации автомобиля;
  • талон техосмотра;
  • страховой полис, если риски застраховал сам сотрудник.

После издания приказа и определения кандидатуры арендодателя стороны согласовывают условия аренды и составляют договор.

Договор обязательно должен содержать следующие данные:

  • марку машины;
  • год выпуска;
  • цвет;
  • номер кузова и двигателя;
  • государственный регистрационный номер.

Если в договоре аренды эти данные отсутствуют, то он не считается заключенным (ч. 3 ст. 607 ГК РФ). Также стороны указывают восстановительную стоимость автомобиля по состоянию на момент его передачи арендатору. Она определяется по договоренности.

В договоре следует прописать порядок, условия и сроки внесения арендной платы. Как правило, она вносится ежемесячно в виде фиксированного платежа (подп. 1 ч. 2 ст. 614 ГК РФ). Можно установить и иной порядок, например, в зависимости от времени работы, пробега, количества выездов (ст. 614 ГК РФ). Если арендная плата установлена в твердой сумме, то ее размер может изменяться только по соглашению сторон и не чаще одного раза в год (ч. 3 ст. 614 ГК РФ).

При передаче автомобиля обязательно составляется акт приема-передачи. Его можно оформить произвольно или использовать форму № ОС-1, утвержденную постановлением Госкомстата от 21 января 2003 г. № 7. В акте надо указать характеристики передаваемого автомобиля, его согласованную стоимость, пробег, а также техническое состояние по результатам осмотра. Возврат арендуемой машины работнику также оформляется актом о приеме-передаче объекта основных средств.

Налоговые последствия

В соответствии с подпунктом 10 пункта 1 статьи 264 НК РФ, арендная плата принимается в расходы для определения налогооблагаемой базы, поэтому для компании очень привлекательно ее увеличивать. Однако существует позиция Минфина по данному вопросу. В ведомстве считают, что «при принятии решения о размере арендной платы за автомобиль организация должна руководствоваться ценами, сложившимися в данном регионе» (письмо Минфина от 19 августа 2005 г. № 03-11-04/2/52). На практике определить рыночную стоимость будет сложно, и для организации в этом случае важно, что в соответствии с пунктом 6 статьи 108 НК обязанность по доказыванию обстоятельств, свидетельствующих о факте налогового правонарушения и виновности лица в его совершении, возлагается на налоговые органы. Все неустранимые сомнения в виновности лица толкуются в его пользу.

При исчислении налога на прибыль арендная плата учитывается в сумме фактических затрат в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). Датой отражения арендной платы является день расчетов, предусмотренный в договоре, или последний день отчетного периода (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Налог на прибыль уменьшают обоснованные (экономически оправданные) и документально подтвержденные расходы, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). Экономическую оправданность легко обосновать – она указана в приказе, о котором говорилось выше.

Документами, подтверждающими использование арендованного транспортного средства в производственной деятельности организации-арендатора, письмом УФНС по г. Москве от 30 апреля 2008 г. № 20-12/041966.1 названы:

  • приказ руководителя организации о закреплении арендованных автомобилей за сотрудниками;
  • заявки на использование арендованных автомобилей;
  • копии путевых листов, позволяющих определить регулярность использования, а также маршрут движения автомобилей и время их эксплуатации.

Особо заостряем ваше внимание на оформлении путевых листов, так как этот документ будет являться оправдательным и для разных расходов. Существует приказ Минтранса от 18 сентября 2008 г. № 152, который устанавливает обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов.

В письме от 25 августа 2009 г. № 03-03-06/2/161 представители финансового ведомства изложили свою позицию: путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, утвержденные вышеуказанным приказом, может являться оправдательным документом. Не отменена также унифицированная форма этого документа, утвержденная постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. № 78. Таким образом, арендатор имеет выбор:

  • либо применять типовые межотраслевые формы путевых листов, утвержденные постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. № 78, с особым контролем наличия в них реквизитов, названных в приказе Минтранса № 152 (разрешается дополнять унифицированные формы необходимыми реквизитами);
  • либо разработать собственную форму путевого листа с соблюдением требований приказа Минтранса № 152 (см. ст. 9 Закона № 129-ФЗ).
Не забудьте подтвердить

Расходы на обслуживание и эксплуатацию автомобиля можно подтвердить следующими документами:

  • путевыми листами (письмо Минфина от 25 августа 2009 г. № 03-03-06/2/161);
  • талонами на бензин, счетами-фактурами и товарными накладными, выданными топливной компанией;
  • картами и договорами с нефтяной компанией на обслуживание автомобилей организации на ее заправках; отчетами держателя топливной карты о движении горючего;
  • кассовыми чеками;
  • актами выполненных ремонтных работ, дефектной ведомостью, сметами работ, накладными, заказ-нарядами и т. п.;
  • квитанциями установленного образца об оплате услуг автостоянки, автомойки и т. п. (в чеке ККТ или товарном чеке должны быть указаны марка и государственный регистрационный номер машины, которая обслуживалась (письмо УФНС
  • по г. Москве от 12 апреля 2006 г. № 20-12/29007).

Для подтверждения расходов на страхование понадобятся:

  • договор страхования автомобиля;
  • копия лицензии страховой компании на осуществление данного вида страхования;
  • квитанция на получение страховой премии (взноса) (форма № А-7), утвержденная приказом Минфина от 17 мая 2006 г. № 80н, – при расчетах наличными деньгами (письмо УФНС по г. Москве от 13 июня 2007 г. № 22-12/056558);
  • Кассовые чеки и чеки, выдаваемые при совершении операций с использованием пластиковых карт.
Автовладелец платит.

Из выплат физическим лицам, производимым в связи с действием договора аренды автомобиля без экипажа, НДФЛ облагаются:

  • арендная плата в пользу арендодателя (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ);
  • заработная плата водителя арендованного автомобиля (подп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ).

Подотчетные суммы не являются доходом физического лица, поэтому не являются объектом обложения НДФЛ.

Арендатор в данном случае выступает в роли налогового агента. Он должен удержать налог и уплатить его в бюджет не позднее дня фактического получения денег в банке на выплату арендной платы или дня ее перечисления на счет работника (подп. 1, 4 и 6 ст. 226 НК РФ).

Отношения, связанные с исчислением и уплатой страховых взносов, регулируются Законом от 24 июля 2009 г. №212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования».

Согласно части 1 статьи 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц по трудовым договорам и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (за исключением вознаграждений, выплачиваемых лицам, указанным в ч. 1 п. 2 ст. 5 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ), а также по договорам авторского заказа, договорам об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства.

На основании части 3 статьи 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ выплаты и иные вознаграждения, производимые в рамках договоров, связанных с передачей в пользование имущества (имущественных прав), не относятся к объекту обложения страховыми взносами.

Следовательно, арендная плата, выплачиваемая работнику по договору аренды транспортного средства без экипажа, не является объектом обложения страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, на обязательное медицинское страхование. Минздравсоцразвития в своем письме от 12 марта 2010 г. № 550-19 эту точку зрения поддержал.

Приказ об аренде транспортного средства

  • Home
  • Блог
  • Приказ об аренде транспортного средства

Приказ об аренде транспортного средства

Если договор аренды транспортного средства заключен с предоставлением услуг по управлению и технической эксплуатации, то арендодатель в течение всего срока договора аренды обязан поддерживать надлежащее состояние сданного в аренду транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта.

Если же договор аренды транспортного средства заключен без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации, то обязанность по техническому обслуживанию транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта, возлагается на арендатора.

Помимо договора аренды с транспортом связаны также договор перевозки, экспедиции и некоторые другие. В отличие от договора перевозки, при заключении договора аренды авто последние выбывают из владения специализированной транспортной организации (перевозчика). Перевозка же осуществляется без выбытия этих средств из хозяйственной сферы (из владения) перевозчика, который сохраняет контроль за процессом транспортировки.

Арендатор своими силами осуществляет управление арендованным транспортным средством и его эксплуатацию, как коммерческую, так и техническую.

Договор аренды транспортного средства можно разделить на 2 вида:

  • договор аренды транспортного средства (фрахтования на время) с экипажем, по которому арендодатель предоставляет его арендатору во временное владение и пользование за плату и при этом оказывает своими силами услуги по управлению им и технической эксплуатации;
  • аналогичный договор, но без экипажа и предоставления дополнительных услуг.

В случае гибели или повреждения арендованного транспортного средства арендатор обязан возместить арендодателю причиненные убытки, если последний докажет, что гибель или повреждение транспортного средства произошли по обстоятельствам, за которые арендатор отвечает в соответствии с законом или договором аренды.

Приказ об аренде транспортного средства

2. Содержание и эксплуатацию указанного легкового автомобиля осуществлять в соответствии с «Положением об использовании служебного и личного автотранспорта сотрудниками в служебных целях».

3. Поручить ___________________ (должность, Ф.И.О.) оформление и прием необходимых документов, оплату расходов, связанных с содержанием и эксплуатацией закрепленного за ним легкового автомобиля.

1. Назначить ___________________________________ (должность, Ф.И.О.) ответственным за содержание и эксплуатацию арендованного легкового автомобиля марки ________________ ______ цвета,

Государственный номерной знак (регистровый N) _______________________ с «___»_______ ___ г.

Двигатель N _____________________, кузов (корпус) N _______________, год выпуска __________

В целях эффективности и целесообразности использования арендованного автотранспортного средства приказываю:

Пробег (работа) после последнего капитального ремонта _____ км (моточасов).

Приказ об аренде транспортного средства

Автомобиль сотрудника, компенсационные выплаты за использование личного авто, через своих, — списана на затраты стоимость установленных взамен сломавшихся запчастей: игнат загорюнился!

Получить который он может при подаче налоговой декларации за год в налоговую инспекцию (подп, среди обязательных реквизитов путевого листа, № 03-03-04/1/806, объясняется это тем, «Аренда без экипажа»), в приказе, типовой договор аренды автомобиля образец скачать который можно на нашем сайте, так что сам факт назначения компенсации за использование личного транспорта. То предупредить об этом другую сторону нужно за месяц (хотя в договоре могут быть установлены и иные сроки), образец акта приема-передачи транспортного средства, 423 ГК РФ).

Документ: договор обязательно должен содержать следующие данные А теперь покажем. АРЕНДА транспорта: с учетом нормального износа или в состоянии. Может потребовать включить, » Ответы на вопросы, образцы договоров, согласно части 3 статьи 607 ГК РФ в договоре аренды должны быть указаны данные, эту обязанность арендодателя рекомендуется прописать в договоре!

30.09.2015 07:52:43 Карта сайта, как оформить договор аренды автомобиля 2014 или договор аренды грузового автомобиля образец можно скачать в соответствующей рубрике нашего сайта, связанных с выполнением обязательств по этому договору, характеристика органической деменции типы органической деменции.

Для эксплуатации автомобиля организации (арендатору) потребуются: то это доход арендодателя в натуральной форме (ст, (25 000 руб, кроме того! ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 51, 7 Закона от 24 июля 2009 г.Помимо решения арендовать автомобиль, такая норма установлена частью 1 статьи 612 Гражданского кодекса. Na-arendu-avtomobilya-u-sotrudnika.rar Формат файла.rar, договор аренды автомобиля, утвержденную постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7. В современном обществе аренда автомобиля становится самой распространенной сделкой, или проще. Что они получены арендодателем за рамками договора аренды (поскольку не предусмотрены его условиями) и без возникновения встречного обязательства, ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ».

Сам управляет им и следит за его техническим Организация вправе сама разработать форму путевого листа, 646 ГК РФ), утвержденные постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. Карта сайта, транспортный налог должен заплатить тот, зависит от вида затрат и условий договора аренды. RSS »»»», 13) Приказ об открытии автохозяйства и назначении ответственного за, что у арендодателя (сотрудника) не возникает при этом экономической выгоды (дохода) (ст. Но с ограничениями, его можно составить произвольно или использовать форму № ОС-1, ремонт автомобиля, договора, которые организация оплачивает в пользу сотрудника по договору аренды автомобиля с экипажем.

Договор безвозмездной аренды грузового автомобиля у физического лица бланк именуемое в дальнейшем автомобиль во временное пользование, приказ о назначении ответственного лица: вместе с тем. 315 000 руб, но самым популярным арендуемым имуществом являются объекты недвижимости и транспортные средства, котовский согласился предоставить в аренду свой, новый порядок подтверждения срока пребывания в командировке, какой именно автомобиль арендует организация. Но ее можно сдать внаем субарендатору, скачать книга сахех ал бухорий Соседнее обсуждение, (25 000 руб, образец 1 Приказ о направлении в командировку.

Что надо знать об аренде транспортного средства

Нормативно-правовые акты дают различные определения транспортного средства. Так, транспортное средство — это устройство, предназначенное для перевозки по дорогам людей, грузов или оборудования, установленного на нём (ст. 2 Федерального закона от 10.12.95 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения», ст. 1 Федерального закона от 25.04.02 № 40-ФЗ «Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств», п. 1.2 Правил дорожного движения, утв. постановлением Правительства от 23.10.93 № 1090).

Несоблюдение указанных правил может повлечь за собой признание ничтожным спорного условия договора аренды транспортного средства.

Какие документы должен передать арендодатель

Как правило, если предметом договора является автотранспорт, то проблем с квалификацией не возникает. Если же в пользование предоставляются самоходные машины или строительная техника, то могут возникнуть вопросы о том, относятся ли они к транспортным средствам.

К регистрационным документам относятся свидетельство о государственной регистрации транспортного средства и технический паспорт (технический талон) — это установлено пунктом 7 Правил регистрации автомототранспортных средств и прицепов к ним в Государственной инспекции безопасности дорожного движения Министерства внутренних дел Российской Федерации (утв. приказом МВД России от 24.11.08 № 1001).

С большой степенью вероятности можно утверждать, что отсутствие в договоре одного из этих признаков может повлечь за собой признание договора аренды транспортного средства незаключённым.

  • управление и техническую эксплуатацию арендованного транспортного средства (ст. 632 ГК РФ);
  • содержание транспортного средства, включая текущий и капитальный ремонт (ст. 634 ГК РФ);
  • расходы, связанные с коммерческой эксплуатацией (оплата топлива и др.) (ст. 636 ГК РФ);
  • расходы на страхование (ст. 637 ГК РФ);
  • оплату услуг членов экипажа и расходы на их содержание (ст. 635 ГК РФ), —
Читайте так же:  Бесплатный адвокат в королеве

Приказ об аренде транспортного средства у сотрудника образец

Для документального подтверждения расходов достаточно договора аренды и акта приема-передачи. То есть составлять ежемесячные акты об оказанных услугах не требуется, если их составление прямо не предусмотрено договором аренды (Письма Минфина России от 13.10.2011 № 03-03-06/4/118, от 24.03.2014 № 03-03-06/1/12764). ! Обратите внимание: Налогоплательщики, использующие метод начисления, учитывают арендную плату в расходах на последнее число отчетного (налогового) периода (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ). Кроме самой арендной платы арендатор может уменьшить налогооблагаемую базу на расходы по ремонту арендованного имущества (текущему и капитальному), если обязанность по такому ремонту возложена на него по договору аренды (пп. 1 и 2 ст. 260 НК РФ, Письмо Минфина России от 29.05.2008 № 03-03-06/1/339).

Обратите внимание: включение в договор аренды имущества с физическим лицом условия о том, что арендатор не является налоговым агентом и арендодатель должен самостоятельно уплачивать НДФЛ с арендной платы в бюджет, противоречит налоговому законодательству РФ. Поэтому независимо от наличия такого условия, организация-арендатор признается налоговым агентом по отношению к арендодателю-физлицу, то есть ответственность за полноту и своевременность уплаты НДФЛ с арендной платы полностью лежит на организации. В случае неисполнения своих обязанностей как налогового агента организация может быть привлечена к ответственности по ст.
123 НК РФ (штраф в размере 20% от суммы налога, подлежащей удержанию и перечислению в бюджет). Такой позиции придерживается Минфин РФ в письмах от 29.04.2011 № 03-04-05/3-314 и от 15.07.2010 № 03-04-06/3-148.

Часто сотрудники используют личные транспортные средства на блага компании. Как правильно оформить договор аренды транспортного средства О том, как это сделать, рассказывает Елена Харитонова, генеральный директор АКК «ЭКФИ» (ЗАО). Без регистрации Договор аренды автомобиля регулируется статьями 642–648 Гражданского кодекса («Аренда транспортного средства без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации, или проще: «Аренда без экипажа»).
Согласно ГК такой договор должен быть заключен в письменной форме независимо от его срока, однако регистрировать его, в отличие от договора аренды недвижимости, не надо.

ФЗ объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц по трудовым договорам и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (за исключением вознаграждений, выплачиваемых лицам, указанным в ч. 1 п. 2 ст. 5 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ), а также по договорам авторского заказа, договорам об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства. На основании части 3 статьи 7 Закона от 24 июля 2009 г.

Главная

  • Правовые ресурсы
  • Подборки материалов
  • Аренда автомобиля у сотрудника
  • При этом, однако, следует иметь в виду, что в таком удостоверении не нуждается договор, заключенный при участии гражданина, который приобрел статус субъекта предпринимательской деятельности. Однако Минюст в разъяснении от 14.01.2011 г. обращает внимание на то, что согласно Порядку № 1388 транспортные средства регистрируются на юридических и физических лиц (то есть субъектов права собственности). Кроме этого, на основании правила, установленного ст.
    51 ГКУ, к физическим лицам — предпринимателям следует применять нормы специального (хозяйственного) законодательства, если предметом регулирования непосредственно является их предпринимательская деятельность. В то же время следует принимать во внимание нормы гражданского законодательства, если предмет регулирования выходит за пределы предпринимательской деятельности, затрагивая частные интересы субъекта, и в полной мере регулируется нормами ГКУ.

    Подборка наиболее важных документов по запросу Аренда автомобиля у сотрудника (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое). Нормативные акты: Аренда автомобиля у сотрудника «Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая)» от 05.08.2000 N 117-ФЗ(ред. от 29.07.2017) 10) арендные (лизинговые) платежи за арендуемое (принятое в лизинг) имущество (в том числе земельные участки), а также расходы на приобретение имущества, переданного в лизинг. В случае, если имущество, полученное по договору лизинга, учитывается у лизингополучателя, расходами, учитываемыми в соответствии с настоящим подпунктом, признаются: Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Аренда автомобиля у сотрудника Путеводитель по трудовым спорам.

    Заключаем с работником договор аренды автомобиля

    Обратите внимание: работник не отвечает за недостатки сданного в аренду автомобиля, только если они (ч. 2 ст. 612 ГК РФ):

    • заключается в письменной форме независимо от срока договора;
    • не требует государственной регистрации.

    Потребовать уменьшения арендных платежей может только работодатель, если обнаружит недостатки арендованного автомобиля, за которые отвечает работник. Такая норма установлена частью 1 статьи 612 Гражданского кодекса.

    • отмечены при заключении договора;
    • известны арендатору заранее;
    • обнаружены арендатором во время осмотра машины при заключении договора.

    О налоговых преимуществах договора аренды автомобиля без экипажа с работником мы рассказали в статье «Арендуем автомобиль у работника: налоги и взносы». А теперь покажем, как составить необходимые документы.

    Если в договоре аренды эти данные отсутствуют, договор не считается заключенным (ч. 3 ст. 607 ГК РФ).

    Объект договора аренды автомобиля. Согласно части 3 статьи 607 ГК РФ в договоре аренды должны быть указаны данные, которые позволяют определенно установить имущество, передаваемое в аренду. Это значит, что в договоре аренды автомобиля нужно указать:

    Приказ об аренде транспортного средства

    Но не все так безоблачно. Безвозмездное получение права пользования имуществом рассматривается контролирующими и судебными органами как безвозмездное получение имущественного права (см. письмо Минфина России от 19.04.10 № 03-03-06/4/43. п. 2 информационного письма Президиума ВАС РФ от 22.12.05 № 98 ). Значит, у организации возникает необходимость включить стоимость этого использования во внереализационные доходы (п. 8 ст. 250 НК РФ). Но это всего лишь особенность договора. А главный риск заключается в том, что точно определить размер этого дохода и, следовательно, точно рассчитать налог на прибыль невозможно. Ведь для этого НК РФ предлагает использовать механизмы определения рыночных цен, которые четкостью и однозначностью не отличаются. Так что, какую сумму налога не заплати, всегда останется почва для споров.

    В указанных суммах (как утверждают чиновники, не меняя своей позиции на протяжении многих лет ) учтено и возмещение затрат, которые возникают при эксплуатации транспортного средства. То есть суммы дополнительного возмещения работнику, например, стоимости ГСМ, помимо установленной компенсации, учесть в целях налогообложения прибыли нельзя.

    Гражданское законодательство Российской Федерации предусматривает два вида договоров аренды транспортного средства, в том числе договор аренды транспортного средства без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации — договор аренды транспортного средства без экипажа (статьи 642—649 ГК РФ) 1 .

    Единственное неудобство аренды связано с необходимостью удержания с арендной платы НДФЛ (ст. 208 и п. 2 ст. 226 НК РФ), тогда как компенсация данным налогом не облагается (п. 3 ст. 217 НК РФ).

    Государственный номерной знак (регистровый N) _______________________ с «___»_______ ___ г.

    Письма Минфина России от 21.02.2012 N 03-04-06/3-42, ФНС России от 25.10.2012 N ЕД-4-3/[email protected]

    Государственный номерной знак (регистровый N) _______________________ с «___»_______ ___ г.

    Приказ на аренду транспортного средства с экипажем

    Здравствуйте! Подскажите пожалуйста! Имеем ли мы право заключить с нашим работником договор об аренде его личного автомобиля для пользования в служебных целях, чтобы он сам управлял своей машиной (договор аренды с экипажем)? Или все-таки не стоит этого делать, в виду того, что работник не является индивидуальным предпринимателем и не имеет своих сотрудников.

    Вместе с тем, контролирующие ведомства не оспаривают возможность заключения с сотрудником (учредителем) договора аренды транспортного средства с экипажем (см., например, письма Минфина России от 14 июля 2008 г. № 03-04-06-02/73, от 10 февраля 2004 г. № 04-04-06/21 и УФНС России по г. Москве от 19 мая 2006 г. № 28-11/43420).

    Имеем ли мы право заключить с нашим работником договор об аренде его личного автомобиля для пользования в служебных целях, чтобы он сам управлял своей машиной (договор аренды с экипажем)? Или все-таки не стоит этого делать, в виду того, что работник не является индивидуальным предпринимателем и не имеет своих сотрудников.

    Можно, а управление авто входит в его должностные обязанности по ТД или нет? Потому что если входит — получится неувязочка.

    Если так нельзя, то можно ли заключить с сотрудником договор аренды без экипажа и договор на оказание услуг по управлению и технической эксплуатации?

    Так если вы все равно и то, и то хотите — зачем отдельными договорами?

    ГК РФ ст. 635 говорит нам о том, что члены экипажа являются сотрудниками Арендодателя, значит, я так понимаю, без вопросов, можно составлять договор аренды с экипажем со своими сотрудниками!?

    нужно ли будет оформлять договор на оказание услуг по управлению?

    можно составлять договор аренды с экипажем со своими сотрудниками!?

    да, только зачем «с экипажем»? Он же авто сдает в аренду, а не себя вместе с ним. Приказом закрепите, что на данном авто ездит только он, если вам так необходимо персонифицировать водителя.

    KateK, спасибо! Я читала этот форум, но больше доверяю законодательным актам. Вот у меня и возникла дилемма. В Гражданском Кодексе написано, что «Члены экипажа являются работниками арендодателя.» (ст. 635), значит можно заключить договор аренды с экипажем с собственным сотрудником. В письме УПРАВЛЕНИЯ ФЕДЕРАЛЬНОЙ НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ ПО Г. МОСКВЕ от 19 мая 2006 г. N 28-11/43420 также написано что «Таким образом, управление и эксплуатационно-техническое обслуживание транспортного средства может осуществляться непосредственно самим арендатором (например, при аренде автомобиля) либо путем привлечения соответствующих работников, которые в этом случае будут состоять в трудовых или договорных (гражданско-правовых) отношениях с арендатором.» Но с другой стороны, сотрудник не является ИП и не имеет своих сотрудников, поэтому выступать в качестве арендодателя по договору аренды с экипажем он не может.

    что «Члены экипажа являются работниками арендодателя.» (ст. 635), значит можно заключить договор аренды с экипажем с собственным сотрудником.

    А вы что, арендодатель по договору арнеды с экипажем? Вы арендатор.

    Согласна с вами. Ну а в письме налоговой же написано, что можно.

    И я вас не совсем поняла, вы говорите, чтобы издать приказ, закрепляющий сотрудника за своим автомобилем, а потом пишете, что приказы издавать не нужно. Поясните.

    Когда я говорю: хотите, издайте приказ, это чтобы успокоить вас, что вы сделали договор без экипажа. Раз вам надо закрепить водителя за авто.
    Когда я грю: что лучше приказ не издавать, это я читаю приведенную мною цитату:

    В то же время, законодательство не запрещает закрепить арендованную машину за работником-собственником, издав соответствующий приказ по организации (правда, в этом случае существует риск начисления страховых взносов, т.к. при проверке данный договор могут переквалифицировать в договор аренды транспортного средства с экипажем).

    Правовые основы договоров аренды транспорта регулируются Гражданским кодексом *(1).

    Наиболее важным моментом в вопросе аренды автомобиля является разграничение аренды: без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации (аренда без экипажа)*(2) и с предоставлением таких услуг (аренда с экипажем)*(3). Каждый вид оформления договорных отношений имеет свои преимущества и недостатки, так как накладывает различные обязанности на арендатора и арендодателя.

    При аренде транспортного средства с экипажем обязанности по поддержанию имущества в надлежащем состоянии, осуществление текущего и капитального ремонта, а также предоставление необходимых принадлежностей возлагаются на арендодателя*(4).

    Обязанности арендодателя по управлению и технической эксплуатации транспорта устанавливаются Гражданским кодексом *(5).

    Услуги, предоставляемые арендатору арендодателем по управлению и техническому использованию автомобиля, должны обеспечивать его нормальную и безопасную эксплуатацию в соответствии с целями аренды, указанными в договоре.

    Состав экипажа транспортного средства и его квалификация должны отвечать обязательным для сторон правилам и условиям договора, а если такие требования не установлены — правилам обычной практики эксплуатации автомобиля данного вида и условиям договора*(6).

    По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору автомобиль за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации*(7).

    Отметим, договоры аренды транспортных средств с экипажем и без экипажа заключаются в простой письменной форме независимо от их срока*(8). К таким договорам не применяются правила о регистрации договоров аренды. Договор аренды заключается на срок, определенный договором*(9). Если срок аренды в договоре не определен, то он считается заключенным на неопределенный срок. В этом случае каждая из сторон вправе в любое время отказаться от договора, предупредив об этом другую сторону за один месяц. Стороны могут установить иной срок для предупреждения о прекращении договора аренды, заключенного на неопределенный срок.

    Арендодатель и арендатор самостоятельно устанавливают величину арендной платы в договоре. При этом в договоре аренды транспорта с экипажем арендную плату целесообразно разделить на две части: за пользование автомобилем и за оказание услуг по управлению и его технической эксплуатации. Это позволит избежать споров с проверяющими из внебюджетных фондов по уплате дополнительных страховых взносов.

    Если в договоре не будет выделена стоимость услуг по управлению транспортом, это может привести к тому, что проверяющие из внебюджетных фондов начислят взносы со всей суммы арендной платы. Однако некоторые суды не поддерживают данную позицию, так как гражданское законодательство не предусматривает обязанность выделения составляющих цены по договору аренды транспортного средства с экипажем*(10). Указание в договоре арендной платы в общей сумме не приводит к обязанности арендатора включить сумму арендной платы в базу для начисления страховых взносов.

    Минздравсоцразвития России также указывает, что арендная плата, установленная договором аренды транспортного средства без экипажа, заключенным между организацией и ее работником, не является объектом обложения страховыми взносами*(11).

    Для того чтобы отразить в бухгалтерском учете арендную плату и принять к учету расходы на ГСМ, помимо договора аренды необходимы следующие документы:

    Как правило, факт передачи автомобиля в аренду отражается в акте приема-передачи автотранспортного средства. Акт приема-передачи транспортного средства составляется в произвольной форме. В акте следует указать характеристики передаваемого автомобиля, его согласованную стоимость, пробег, а также техническое состояние по результатам осмотра на момент начала действия договора аренды.

    Арендодатель предоставляет два вида услуг:
    — аренда транспорта;
    — управление транспортным средством и его техническая эксплуатация.
    Акт, подтверждающий предоставление услуг аренды, составлять не обязательно*(24). Чиновники разъясняют, что для документального подтверждения расходов необходимы договор аренды, документы, подтверждающие оплату арендных платежей, акт приема-передачи арендованного транспортного средства.

    3. Акт о предоставленных услугах управления транспортным средством

    Его оформляют в произвольном виде с указанием обязательных реквизитов*(25). В акте указывается и стоимость услуг аренды автомобиля.

    Для того чтобы арендатор смог учесть расходы на ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете, ему необходимо иметь два вида документов:
    — документы, подтверждающие производственную направленность расходов;
    — документы, подтверждающие оплату ГСМ.

    Производственная направленность расходов. Есть несколько способов подтвердить, что водитель выполнял производственное задание арендатора, а не использовал автомобиль в личных целях. Например, составлять путевые листы (форма N 3)*(26). Однако организация вправе самостоятельно разработать форму путевого листа. Он должен содержать обязательные реквизиты, утвержденные Минтрансом России*(27). В этом случае путевой лист может являться одним из документов, подтверждающих производственный характер расходов на приобретение горюче-смазочных материалов*(28).

    Среди обязательных реквизитов путевого листа, предусмотренных Приказом N 152, отсутствуют сведения о маршруте движения транспортного средства. Однако именно эта информация необходима, чтобы подтвердить обоснованность затрат на содержание транспорта. На это обращают внимание чиновники*(29).

    Арбитражная практика по этому вопросу противоречива. Одни суды склонны поддерживать налоговиков*(30). Другие считают, что маршрут движения не так важен*(31).

    На практике во многих случаях организации указывают в путевых листах маршрут «по городу». Ведь за день либо за иной период времени, на который составляется путевой лист, водитель может заехать во множество мест.

    Инспекторы с этим не согласны и считают, что маршрут должен указываться максимально подробно, то есть содержать адрес и наименование организации места следования.

    Однако в некоторых случаях суды поддерживают налогоплательщиков. Так, арбитры Уральского округа*(32) признали обоснованными расходы компании на ГСМ при указании маршрута «по городу» и при отсутствии доказательств инспекции об использовании автомобилей в непроизводственных целях. В другом деле судьи Московского округа по тому же основанию посчитали надлежащим указание маршрута как «Москва — Московская область»*(33).

    Таким образом, во избежание споров в форму путевого листа нужно добавить сведения о маршруте следования автомобиля и заполнять его максимально подробно.

    При подтверждении расходов иными документами возможно использование систем навигации. В своих разъяснениях Минфин России разрешил составлять такие документы на основании данных системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем, позволяющих достоверно определить пройденный автомобилем путь*(34).
    Документы об оплате ГСМ. Затраты на приобретение ГСМ подтверждают кассовые чеки АЗС. В случае если арендатор заключил договор с топливной компанией и водитель получает талоны на топливо, то документами, подтверждающими затраты, будут указанный договор и отчет топливной компании об использовании талонов. Аналогичная ситуация возникает, когда водитель вместо талонов получает топливную карту. Кроме распечатки, арендатор получит от топливной компании счет-фактуру. Этот документ необходим для того, чтобы принять к вычету НДС, включенный в цену ГСМ.

    Читайте так же:  Черногория штраф за парковку

    Отметим, что при составлении акта об оказании услуг в нем можно зафиксировать и расходы на ГСМ.

    Отражение операций по договору аренды автомобиля с экипажем в целом аналогично учету аренды без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации. У арендатора эти затраты относятся к расходам по обычным видам деятельности*(35).

    Согласно Инструкции по применению плана счетов*(36) арендованный организацией автомобиль учитывается на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» в оценке, указанной в договоре аренды автомобиля.
    Расчеты по аренде автомобиля со своим сотрудником отражаются на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

    Отражение операций по аренде автомобиля со своим сотрудником рассмотрим на примере.

    Пример
    Автошкола арендует у своего сотрудника (инструктора) автомобиль (стоимостью 200 000 руб.), на котором он занимается с учениками. Договор аренды с экипажем, заключаемый с сотрудником, не содержит условия о том, кто несет расходы по содержанию и технической эксплуатации автотранспортного средства. В соответствии с Гражданским кодексом все расходы по содержанию и технической эксплуатации транспортного средства несет арендодатель, а расходы, связанные с коммерческой эксплуатацией (топливо, мойка, техобслуживание и т.п.), несет арендатор (см. таблицу на с. 73).

    Стоимость аренды автомобиля составляет 14 000 руб. в месяц, в т.ч. 1000 руб. — стоимость услуг по его управлению.

    Расходы на ГСМ за месяц составили 1500 руб. (в т.ч. НДС — 228,81 руб.).
    Операции по отражению в бухгалтерском учете автошколы (арендатора) аренды автомобиля у своего сотрудника отражаются следующим образом:
    Дебет 001
    — 200 000 руб. — принят к учету арендованный автомобиль;
    Дебет 20 Кредит 73
    — 14 000 руб. — начислена арендная плата за месяц;
    Дебет 73 Кредит 68
    — 1820 руб. (14 000 руб. x 13%) — удержан НДФЛ с суммы арендной платы (13%);
    Дебет 10 Кредит 60
    — 1271,19 руб. (1500 — 228,81) — приняты к учету ГСМ;
    Дебет 19 Кредит 60
    — 228,81 руб. — НДС с суммы ГСМ;
    Дебет 20 Кредит 10
    — 1271,19 руб. — признаны затраты на ГСМ;
    Дебет 20 Кредит 69
    — 271 руб. (1000 руб. x 27,1%) — начислены страховые взносы с суммы услуг по управлению автомобилем;
    Дебет 68 Кредит 19
    — 228,81 руб. — принят к вычету НДС;
    Дебет 73 Кредит 51
    — 12 180 руб. — перечислена сумма арендной платы арендодателю;
    Дебет 90 Кредит 20
    — 15 542,19 руб. — затраты по арендованному автомобилю отнесены на расходы по обычным видам деятельности;
    Кредит 001
    — 200 000 руб. — по окончании срока аренды списан с забалансового счета автомобиль.

    Рассмотрим порядок обложения НДФЛ. Полученный работником доход от сдачи имущества в аренду облагается НДФЛ*(37). Исчисление налога производится по ставке 13 процентов или 30 процентов в зависимости от того, является работник налоговым резидентом РФ или нет*(38).

    Если собственник имущества не является индивидуальным предпринимателем, арендатор, выплачивающий доход, признается налоговым агентом. Он обязан исчислить, удержать и уплатить в бюджет сумму НДФЛ непосредственно из доходов налогоплательщика на дату фактической выплаты*(39).
    Что касается страховых взносов, то здесь следует отметить, что выплаты по гражданско-правовым договорам, связанным с передачей имущества в пользование работодателя, не облагаются:
    — взносами на обязательное пенсионное, медицинское, социальное страхование*(40);
    — взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний*(41).

    Отметим, что взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с выплат в рамках договора аренды транспортного средства с экипажем уплачивают лишь в том случае, если в договоре прописана такая обязанность*(42).

    Выплата вознаграждения физическому лицу за услуги по управлению и технической эксплуатации автомобиля, оказываемые по гражданско-правовому договору, является объектом обложения страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование и обязательное медицинское страхование и включается в базу для начисления страховых взносов*(43).

    При этом указанное вознаграждение не облагается взносами, уплачиваемыми в ФСС России, на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством*(44).
    В части НДС стоит отметить следующее.

    В соответствии с Налоговым кодексом *(45) плательщиками НДС являются организации, индивидуальные предприниматели, а также лица, признаваемые плательщиками НДС в связи с перемещением товаров через таможенную границу Таможенного союза.

    Физические лица в данном пункте не поименованы. В связи с этим выплачиваемая арендодателю арендная плата НДС не облагается. Суммы НДС по ГСМ, запасным частям, прочим материально-производственным запасам, работам и услугам, связанным с эксплуатацией автомобиля, предъявленные поставщиками и подрядчиками, арендатор на основании счетов-фактур вправе принять к вычету, если приобретаемые материально-производственные запасы, работы, услуги участвуют в операциях, облагаемых НДС*(46).
    Отметим, что в случае когда автомобиль застрахован, услуги страховой организации НДС не облагаются, так как, согласно Налоговому кодексу, при обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств услуги, оказываемые по соглашению о прямом возмещении убытков от страховщика, который застраховал гражданскую ответственность лица, причинившего вред, не подлежат обложению НДС*(47).
    Рассмотрим отношения между работником и работодателем по уплате транспортного налога. Плательщиками налога признаются лица, на которых в соответствии с законодательством РФ зарегистрированы транспортные средства, признаваемые объектом налогообложения*(48).

    В соответствии с пунктом 20 Правил регистрации автомототранспортных средств и прицепов к ним*(49) транспортные средства регистрируются только за их собственниками — физическими и юридическими лицами, указанными в паспортах транспортных средств. В связи с этим плательщиком транспортного налога является арендодатель-работник. В то же время в договоре аренды можно указать условие, что арендатор-организация компенсирует работнику расходы по уплате транспортного налога. Однако сумма такой компенсации не будет учитываться в расходах при определении базы по налогу на прибыль. Поэтому организация-арендатор может увеличить сумму арендной платы арендодателю-работнику на сумму уплачиваемого транспортного налога.
    Для целей исчисления налога на прибыль часть выплат по договору, представляющая собой плату за аренду автомобиля, может быть включена в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией*(50).
    Вознаграждение, выплачиваемое физическому лицу (арендодателю) за оказание услуг по управлению автомобилем и его технической эксплуатации, может быть отнесено к расходам на оплату труда*(51).

    Страховые взносы, начисленные на указанное вознаграждение арендатора, учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией*(52).

    Расходы арендатора на ремонт (как текущий, так и капитальный) арендуемого имущества признаются в налоговом учете при условии, что договором (дополнительным соглашением) между арендатором и арендодателем эти расходы не возложены на арендодателя*(53).

    Р. Салаватов,
    директор департамента аудита компании «КСК групп»

    Экспертиза статьи:
    Е. Мельникова,
    служба Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор

    *(1) гл. 34 ГК РФ
    *(2) ст. 642 ГК РФ
    *(3) ст. 632 ГК РФ
    *(4) ст. 634 ГК РФ
    *(5) ст. 635 ГК РФ
    *(6) п. 2 ст. 635 ГК РФ
    *(7) ст. 642 ГК РФ
    *(8) ст. 633, 643 ГК РФ
    *(9) п. 1 ст. 610 ГК РФ
    *(10) пост. ФАС ПО от 15.01.2013 N Ф06-10012/12
    *(11) ч. 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ (далее — Закон N 212-ФЗ); письмо Минздравсоцразвития России от 12.03.2010 N 550-19
    *(12) ст. 632 ГК РФ
    *(13) ст. 645 ГК РФ
    *(14) ст. 634 ГК РФ
    *(15) ст. 644 ГК РФ
    *(16) ст. 636 ГК РФ
    *(17) ст. 646 ГК РФ
    *(18) ст. 637 ГК РФ
    *(19) ст. 646 ГК РФ
    *(20) ст. 635 ГК РФ
    *(21) ст. 645 ГК РФ
    *(22) ст. 640 ГК РФ
    *(23) ст. 648 ГК РФ
    *(24) письма Минфина России от 06.10.2008 N 03-03-06/1/559, ФНС России от 05.09.2005 N 02-1-07/81
    *(25) ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ
    *(26) утв. пост. Госкомстата России от 28.11.1997 N 78
    *(27) приказ Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (далее — Приказ N 152)
    *(28) письмо Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161
    *(29) письма Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 N 20-12/064123.2
    *(30) определение ВАС РФ от 30.08.2013 N ВАС-11880/13; пост. ФАС ВСО от 16.07.2010 N А33-10451/2009 (оставлено в силе определением ВАС РФ от 11.10.2010 N ВАС-13567/10), ЗСО от 29.07.2009 N Ф04-4540/2009 (11903-А27-26), СЗО от 22.06.2009 N А44-2221/2008
    *(31) пост. Одиннадцатого ААС от 11.10.2013 N 11АП-15918/13, ФАС СКО от 31.08.2011 N Ф08-5494/11, ФАС МО от 26.08.2010 N КА-А41/9668-10, ФАС СЗО от 23.11.2009 N А56-4991/2009
    *(32) пост. ФАС УО от 12.10.2010 N Ф09-8425/10-С3
    *(33) пост. ФАС МО от 12.12.2011 N Ф05-13091/11
    *(34) письмо Минфина России от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354
    *(35) п. 5 ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н
    *(36) утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н
    *(37) подп. 4 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 209 НК РФ
    *(38) ст. 224 НК РФ
    *(39) пп. 1, 4 ст. 226 НК РФ; письма Минфина России от 02.10.2006 N 03-05-01-04/277, УФНС России по г. Москве от 23.09.2010 N 20-15/3/100407
    *(40) ч. 3 ст. 7 Закона N 212-ФЗ
    *(41) ст. 5 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ (далее — Закон N 125-ФЗ)
    *(42) п. 1 ст. 5, п. 1 ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ
    *(43) ч. 1 ст. 7, п. 1 ст. 8 Закона N 212-ФЗ
    *(44) п. 2 ч. 3 ст. 9 Закона N 212-ФЗ
    *(45) п. 1 ст. 143 НК РФ
    *(46) подп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ
    *(47) подп. 7 п. 3 ст. 149 НК РФ
    *(48) абз. 1 ст. 357, ст. 358 НК РФ
    *(49) утв. приказом МВД России от 24.11.2008 N 1001
    *(50) подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ
    *(51) п. 21 ст. 255 НК РФ; письмо Минфина России от 01.12.2009 N 03-03-06/1/780
    *(52) подп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ
    *(53) пп. 1, 2 ст. 260 НК РФ; письмо Минфина России от 29.05.2008 N 03-03-06/1/339

    Договор аренды автомобиля подразделяется на два вида с экипажем и без экипажа.

    По договору аренды с экипажем арендодатель предоставляет арендатору автомобиль за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им по его технической эксплуатации. Правила о возобновлении договора аренды на неопределенный срок и о преимущественном праве арендатора на заключение договора аренды на новый срок к этому виду договора не применяются. Для договора аренды автомобиля с экипажем предусмотрена обязательная письменная форма.

    По договору аренды автомобиля без экипажа или без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации арендодатель предоставляет во временное пользование арендатору лишь автомобиль. Предоставление услуг по данному договору исключается. Передача транспортного средства между арендатором и арендодателем фиксируется соответсвующим актом приема-передачи транспортного средства.

    Цель договора аренды автомобиля для арендатора — получить во владение и пользование транспортное средство и самостоятельно осуществлять его техническую и коммерческую эксплуатацию. Целью договора аренды без водителя для арендодателя — сдать транспортное средство в аренду и получать за его временное пользование и владение арендатором арендную плату.

    Аренда авто гражданами-потребителями осуществляется с учетом особенностей, предусмотренных главой I Закона о защите прав потребителей. Транспортными уставами и кодексами могут быть установлены иные, помимо предусмотренных ГК РФ, особенности договора аренды авто в случае, если предметом договора являются отдельные виды транспортных средств.

    Одной из важнейших задач любой организации является быстрая и эффективная работа. И ее сложно решить без использования хотя бы минимума имущественных ресурсов, конкретный набор которого отличается для разных видов бизнеса.

    Автотранспорт – один из видов имущества, без которого сложно обойтись не только предприятиям сферы грузоперевозки, пассажирского транспорта, строительной отрасли, но и остальным. Автомобиль дает бизнесу быстроту действий.

    Однако не каждая организация может позволить себе его приобрести, да и не всегда это нужно, т.к. потребность в автомобиле может быть временная. В этом случае самое простое, что можно сделать, это заключить договор аренды. Чаще всего его подписывают с физическим лицом. В этой статье мы поговорим об особенностях налогообложения в таких отношениях и обсудим бухучет аренды автомобиля у физического лица.

    1. Договор аренды автомобиля с физическим лицом

    2. Может ли арендодатель быть физическим лицом?

    3. Арендная плата и оформление документов

    5. Расходы на ГСМ при аренде автомобиля

    6. Путевые листы при аренде автомобиля

    8. Отражение в 2-НДФЛ и код дохода при аренде автомобиля

    9. Доход от аренды автомобиля в 6-ндфл

    10. Страховые взносы при аренде автомобиля

    11. Бухучет аренды автомобиля с проводками

    12. Пример и проводки аренды автомобиля у физического лица

    Итак, идем по порядку. Если у вас нет времени читать длинную статью, посмотрите короткое видео ниже, из которого вы узнаете все самое важное по теме статьи.

    (если видео видно нечетко, внизу видео есть шестеренка, нажмите ее и выберите Качество 720р)

    Более подробно, чем в видео, разберем тему дальше в статье.

    Аренда имущества у физического лица оформляется договором, на основании которого арендодатель (физическое лицо) обязуется предоставить арендатору (организации или ИП) имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование (ст. 606 ГК).

    Договор аренды автомобиля с физическим лицом заключается в простой письменной форме. Обязательной регистрации он не подлежит.

    Договор можно заключить на любой срок или вообще не указывать в договоре. В последнем случае он будет считаться заключенным на неопределенный срок. Отказаться от продолжения договора может любая сторона, предупредив об этом другую сторону за месяц или другой срок, который вы пропишете в договоре.

    Одним из наиболее важных моментов в заключении договора аренды с физическим лицом является выбор его вида:

    • договор аренды автомобиля с экипажем, т.е. с предоставлением услуг по управлению и технической эксплуатации (ст.632 ГК);
    • договор аренды автомобиля без экипажа, т.е. без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации (ст.642 ГК).

    Каждый вид договора имеет свои преимущества и недостатки, так как накладывает различные обязанности на арендатора и арендодателя.

    В первом случае обязанности по поддержанию имущества в надлежащем состоянии, проведение капитального и текущего ремонта, предоставление принадлежностей возложены на арендодателя, во втором – на арендатора.

    В ГК есть интересная норма, которая может поставить в тупик при заключении договора аренды с экипажем. Так в п.2 ст.635 ГК говорится, что при аренде транспортного средства с экипажем лица, управляющие этим транспортным средством и обеспечивающие его техническую эксплуатацию, должны состоять с арендодателем в трудовых отношениях.

    И если ваш арендодатель – обычное физическое лицо или ваш сотрудник, то строго говоря, он не может заключить такой договор, т.к. наемных сотрудников он не имеет.

    Однако на практике чиновники не запрещают заключать такой договор: письма Минфина от 14.07.2008г. №03-04-06-02/73, от 16.08.2010г. №03-04-05/3-462, от 01.12.2009г. №03-03-06/1/780.

    Однако на одну ситуацию внимание обратите: заключить договор аренды автомобиля с экипажем с сотрудником, в должностные обязанности которого входит управление транспортным средством, нельзя. Потому что оплата за вождение получается двойная – в рамках трудового договора и в рамках гражданского договора на услуги по управлению автомобилем. В такой ситуации можно заключить договор аренды без экипажа.

    Величину арендной платы, порядок и сроки ее внесения также согласуют в договоре. Оплата может быть как фиксированным платежом, так и в зависимости от пробега или количества выездов. При фиксированной арендной плате ее размер может изменяться по соглашению сторон, не чаще раза в год (п.3 ст.614 ГК).

    Если вы заключаете договор аренды с экипажем, то отдельно выделите:

    • — сумму платы за пользование автомобилем
    • — сумму платы за оказание услуг по управлению и технической эксплуатации.

    Это поможет избежать споров при начислении страховых взносов. Подробнее об этом мы еще поговорим чуть позже.

    А пока – еще одна особенность, на которую в договоре нужно обратить особое внимание. В договоре и акте приема-передачи однозначно должен быть установлен объект аренды и перечислены признаки, однозначно его идентифицирующие:

    • — марка, модель;
    • — цвет;
    • — год выпуска;
    • — регистрационный номер;
    • — идентификационный номер (VIN).

    Иначе договор будет признан недействительным (ст.607 ГК).

    Арендатору передаются следующие документы:

    • — свидетельство о регистрации автомобиля;
    • — копия паспорта транспортного средства;
    • — талон техосмотра;
    • — полис ОСАГО (если его передача оговаривается в договоре).

    Если арендодатель собственником не является, то запросите документы, которые дают ему право совершать сделки по передаче в аренду имущества от имени собственника.

    Автомобиль передается арендатору по акту приема-передачи. Его можно составить в произвольной форме. В акте рекомендуется указать характеристики передаваемого автомобиля, его согласованную стоимость, пробег, а также техническое состояние по результатам осмотра. Согласованная стоимость может быть любой, она нужна только для того, чтобы отразить имущество на забалансовом счете.

    Читайте так же:  Разрешение органов опеки на сдачу квартиры в аренду

    Возврат арендуемой машины работнику также оформляется актом о приеме-передаче.

    Если вы заключили договор аренды без экипажа, то ежемесячные акты можно не составлять. Для признания расходов арендатору достаточно иметь договор, платежных поручений или РКО, акта приема-передачи (письма Минфина от 06.10.2008г. №03-03-06/1/559 и ФНС от 05.09.2005г. №02-1-07/81).

    А вот акт о предоставленных услугах управления транспортным средством нужно составить. Он будет иметь произвольную форму, но конечно с обязательными реквизитами для бухгалтерской «первички». В нем можно указать как услуги по управлению, так и аренду самого автомобиля.

    То, какие расходы будут учтены при расчете налога на прибыль, зависит от условий договора, т.е. от того, оплата каких расходов возложена на арендатора. Налоговый учет аренды автомобиля также зависит от того, на какой системе налогообложения работает организация – общая или упрощенная.

    Налогоплательщики, использующие метод начисления, учитывают арендную плату в расходах на последнее число отчетного (налогового) периода (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК). Другие расходы – по датам документов.

    Если у вас аренда автомобиля на УСН, то расходы учитываются после того как они произведены (а также период аренды истек) и оплачены.

    Обязательное условие и на ОСНО, и на УСН – экономическая обоснованность и документальная подтвержденность расходов (п.1 ст.252 НК). В зависимости от вида расхода и комплект документов будет различаться – договор, акты, чеки, квитанции об оплате, путевые листы и т.д.

    Кратко о признании расходов, связанных с арендой транспортного средства, в налоговом учете смотрите таблицу.

    Выплачиваемая арендодателю арендная плата НДС не облагается, поскольку физическое лицо не является плательщиком этого налога.

    Плательщиком транспортного налога является арендодатель. Согласно ст.357 НК налог платит лицо, на которое автомобиль зарегистрирован, т.е. сам работник.

    Как мы уже выяснили, арендатор может учесть в расходах стоимость ГСМ, как материальные расходы или расходы на содержание служебного транспорта, в зависимости от того, какую функцию выполняет в организации транспортное средство.

    В тему данной статьи не входит обсуждение вопросов нормирования топлива, однако несколько слов все же стоит сказать. Нормы расхода топлива утверждены распоряжением Минтранса № АМ-23-р от 14.03.2008 г. Этот документ периодически обновляется, дополняясь новыми моделями автомобилей.

    Но в Налоговом кодексе не установлено напрямую, что списывать расходы на ГСМ нужно только в пределах лимитов. Минфин в своих разъяснениях (например, письма от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097, от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875) разрешает организациям, которые не являются автотранспортными, не придерживаться норм Минтранса, а разрабатывать свои нормы. Автотранспортные организации используют нормы Минтранса.

    Тем не менее, эти нормы, утвержденные организацией, должны быть экономически обоснованными, т.е. примерно соответствовать нормам Минтранса или при отсутствии норм в Распоряжении – технической документации по автомобилю. Также можно провести контрольные замеры по автомобилю самостоятельно, или обратившись в специализированную организацию. Поэтому вам нужно издать приказ, которым утвердить нормы по арендованному автомобилю.

    Расходы на ГСМ при аренде автомобиля по сути ничем не отличаются от расходов на топливо, потребляемое машинами, которые принадлежат организации. Стоимость всего количества ГСМ, потраченного за месяц, включается в расходы на последнее число месяца (Письмо Минфина от 30.01.2013 N 03-03-06/2/12).

    Составлять ли путевые листы при аренде автомобиля – спорный вопрос. С одной стороны, транспортное средство вам не принадлежит. У физического лица – арендодателя тоже не обязанности их составлять.

    Однако именно путевой лист, в котором указан маршрут поездки, напрямую подтверждает производственную направленность расходов. Хотя справедливости ради отметим, что маршрута нет среди обязательных реквизитов путевого листа.

    Поэтому безопаснее будет, если путевые листы вы будете составлять, и маршрут в них указывать. Форму документа вы можете разработать и утвердить самостоятельно, но не забудьте включить в нее обязательные для данного документа реквизиты (они есть в приказе Минтранса №152 от 18.09.2008 г.).

    Автотранспортные предприятия пользуются унифицированной формой путевого листа, которая введена постановлением Госкомстата №78 от 28.11.1997 г.

    Таким образом, основное условие принятия к учету ГСМ — расходы должны быть:

    1. Документально подтверждены (путевые листы, кассовые чеки, договор с топливной компанией и ее отчеты)
    2. Экономически обоснованы (приказ руководителя на утверждение норм).

    Независимо от того, является ли физическое лицо – арендодатель сотрудником организации – арендатора или нет, арендатор признается налоговым агентом, который должен удержать сумму НДФЛ при выплате арендной платы и перечислить ее в бюджет (п. п. 1 и 4 ст. 226 НК, подп. 4 п. 1 ст. 208 НК). А также отчитаться в налоговую инспекцию по формам 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.

    Уплата НДФЛ с аренды автомобиля – обязанность организации-арендатора, от которой нельзя отказаться, какие бы условия вы не прописали в договоре аренды (такой пункт будет считаться ничтожным, письма Минфина от 15.07.2010г. №03-04-06/3-148, от 29.04.2011г. №03-04-05/3-314).

    • — доходы от сдачи автомобиля в аренду;
    • — услуги по управлению автомобилем.

    Ставки: 13% (для налоговых резидентов) или 30% (для нерезидентов) (пп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). НДФЛ с арендной платы удерживается при ее фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК).

    Также физическое лицо по заявлению может воспользоваться правом на стандартные налоговые вычеты в месяцах, когда действовал договор аренды (письмо Минфина №03-04-05/32053 от 08.08.2013г.).

    Дата фактического получения дохода определяется как день выплаты дохода – из кассы или на банковский счет (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК). Налог должен быть перечислен в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода.

    Как сказано выше, обязанностью организации-арендатора является составление и представление в налоговую инспекцию справки по форме 2-НДФЛ на физическое лицо – арендодателя. В связи с этим возникают вопросы по отражению в 2-НДФЛ аренды автомобиля.

    Для заполнения раздела 3 справки вам потребуются такие коды дохода НДФЛ при аренде автомобиля (отдельно отражаются суммы по самой аренде и по услугам экипажа):

    • — 2400 «Доходы, полученные от предоставления в аренду или иного использования любых транспортных средств…»
    • — 2010 – «Выплаты по договорам гражданско-правового характера (за исключением авторских вознаграждений)»

    Расчет по форме 6-НДФЛ представляется по всем физическим лицам, которым организация выплачивала доходы. Поэтому доходы физлиц по аренде тоже в него должны попадать.

    Доход от аренды автомобиля в 6-НДФЛ попадет в следующие строки (доходы в виде оплаты услуг по управлению – то же самое):

    • — строка 020 (сумма выплаченной арендной платы, т.к. доход в виде арендной платы возникает именно на дату выплаты)
    • — строка 130 (сумма выплаченной арендной платы)

    В строку 040 войдет исчисленный налог с арендной платы, в строки 070, 140 – удержанный (у вас это будет одна и та же сумма). Не забудьте посчитать арендодателя в числе физических лиц по строке 060.

    • Строка 100 – дата фактической выплаты дохода (в данном случае дата получения дохода – это дата его выплаты)
    • Строка 110 – дата фактической выплаты дохода (налог удерживается на дату выплаты)
    • Строка 120 – день, следующий за днем выплаты.

    Здесь сразу примем во внимание, какой у нас договор аренды – с экипажем или без экипажа. Если с экипажем, то вы в договоре должны были разделить суммы за саму аренду, и за управление. Потому что страховые взносы при аренде автомобиля по ним начисляются по разным правилам:

    арендная плата, выплачиваемая физическому лицу по договору аренды имущества, страховыми взносами не облагается (ч. 3 ст. 7 закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, ст. 5 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ)

    оплата за услуги по управлению облагается страховыми взносами в ПФР и ФФОМС, т.к. она относится к выплатам физическому лицу по договору гражданско-правового характера, предметом которого является оказание услуг (ч. 1 ст. 7 № 212-ФЗ).

    Страховые взносы в ФСС в части страхования от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний уплачиваются в том случае, если это предусмотрено в самом договоре аренды транспортного средства с экипажем (п.1 ст.20.1 закона № 125-ФЗ).

    Если суммы в договоре не разделены, то высока вероятность того, что проверяющие из внебюджетных фондов начислят взносы со всей суммы арендной платы. Однако есть возможность оспорить это в судебном порядке (постановление ФАС ПО от 15.01.2013 № Ф06-10012/12).

    Теперь, когда вы знаете особенности начисления НДФЛ и страховых взносов с выплат по арендным договорам с физическими лицами, можно обсудить бухучет аренды автомобиля и посмотреть проводки, которые при этом возникают.

    Если транспортное средство используется при производстве и реализации продукции, товаров, работ, услуг, то в целях бухгалтерского учета затраты на аренду относятся к расходам по обычным видам деятельности (ПБУ 10/99).

    Арендные платежи отражаются в расходах на последнюю дату истекшего месяца аренды, при этом дебетуются счета затрат – 20, 25, 26, 44 и др., в зависимости от того, где автомобиль использовался.

    Какой счет будет по кредиту, зависит от того, является арендодатель сотрудником или нет:

    Дебет 20, 26, 44 и др. – Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — начислена арендная плата арендодателю – сотруднику организации

    Дебет 20, 26, 44 и др. – Кредит 76-5 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» — начислена арендная плата арендодателю – другому физлицу (не сотруднику)

    Отражение операций по договору аренды автомобиля с экипажем в целом аналогично учету аренды без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации.

    Если физическое лицо приобретает ГСМ, а затем арендатор возмещает ему эти суммы, то будут еще такие проводки:

    Дебет 10 – Кредит 76-5 – принят к учету приобретенный арендодателем ГСМ

    Дебет 20, 26, 44 и др. – Кредит 10 – стоимость израсходованного ГСМ отнесена на затраты

    Дебет 76-5 — Кредит 50, 51 – перечислена сумма возмещения расходов на ГСМ.

    Если арендодатель – сотрудник, то денежные средства на приобретение ГСМ выдаются под отчет, а затем по фактически израсходованным суммам составляется авансовый отчет.

    ООО «Хозяюшка» занимается оптовой торговлей. Для доставки товаров покупателям 1 августа 2016 года организация заключила договор аренды автомобиля с экипажем с Ватрушкиным В.В., который не является работником организации. Согласованная стоимость автомобиля 300 000 руб.

    Стоимость услуг Ватрушкина по управлению автомобилем – 5 000 руб., аренды автомобиля – 12 000 руб. Ватрушкин предоставил заявление и подтверждающие документы на получение стандартного налогового вычета по НДФЛ на ребенка.

    Оплата физическому лицу по договору произведена 5 сентября с расчетного счета на банковский счет.

    Дебет 001 – на сумму 300 000 руб. — арендованный автомобиль учтен за балансом по согласованной стоимости

    Дебет 44 – Кредит 76-5 – на сумму 12 000 руб. – начислена арендная плата

    Дебет 44 – Кредит 76-5 – на сумму 5 000 руб. – начислена оплата за услуги по управлению

    Дебет 76-5 – Кредит 68 – на сумму 2 028 руб. – удержан НДФЛ (17 000 – 1400) * 13%

    Дебет 44 – Кредит 69 – на сумму 1100 + 255 руб. – начислены страховые взносы в ПФР и ФФОМС (5000 руб. * 22% + 5000 * 5,1%)

    Дебет 76-5 – Кредит 51 – на сумму 14 972 руб. – перечислена оплата физическому лицу с расчетного счета

    Дебет 68 – Кредит 51 — на сумму 2 028 руб. – перечислен НДФЛ в бюджет

    Дебет 69-2 – Кредит 51 – на сумму 1100 руб. – перечислены страховые взносы в ПФР

    Дебет 69-3 – Кредит 51 – на сумму 255 руб. – перечислены страховые взносы в ФФОМС

    Для тех, кто ведет учет в программе 1С: Бухгалтерия – смотрите, как производится отражается аренда автомобиля в 1С:8.3 в видео-формате.

    Какие проблемные вопросы у вас вызывает налогообложение и бухучет аренды автомобиля? Задавайте их в комментариях!

    Договор аренды автомобиля заключается между его собственником (арендодатель) и арендатором. Следует отметить тот факт, что соглашение может различаться по двум типам: без экипажа и с экипажем. В первом случае арендодатель передает арендатору исключительно автомобиль с правом владения им в течение оговоренного срока. Фиксирующим документом в данном случае служит акт приема-передачи ТС.

    Если же собственник предоставляет авто с экипажем, в такой ситуации, помимо самого автомобиля, он также обеспечивает арендатора своим сервисом по технической эксплуатации ТС и управлению им. Важно, что в данном случае положения относительно возобновления соглашения аренды авто на неопределенный срок, а также о преимущественном праве второй стороны, становятся неактуальными и не применяются к данному типу договора. При составлении документа на аренду авто с экипажем в обязательном порядке подразумевается письменная форма соглашения.

    В содержании договора аренды автомобиля определяются условия сделки, размер платы, а также права и обязанности каждого ее участника. В обязательства арендатора входит надлежащая эксплуатация авто согласно условиям документа, а также своевременная выплата необходимой суммы в адрес арендодателя.

    1.1. Арендодатель передает во временное пользование Арендатору принадлежащий Арендодателю на праве частной собственности автомобиль марки выпуска года, двигатель № , кузов № , цвета, номерной знак , зарегистрированный в ГАИ района.

    1.2. Стоимость автомобиля устанавливается в размере рублей на основании акта оценки, являющимся Приложением к данному договору.

    2.1. Арендодатель предоставляет автомобиль в исправном состоянии по Акту приема-передачи, являющемся неотъемлемой частью настоящего договора.

    2.2. Арендатор обязуется по истечение срока действия договора вернуть автомобиль в состоянии соответствующем отраженному в Акте приема-передачи, с учетом нормального износа.

    2.3. Арендатор производит ремонт автомобиля за свой счет.

    2.4. Арендодателю предоставляется право использовать в нерабочее время сданный в аренду автомобиль в личных целях, с употреблением собственных горюче-смазочных материалов (бензин и т.п.).

    2.5. При использовании автомобиля в соответствии с п.2.4 стороны обязаны передавать автомобиль друг другу в исправном состоянии. При приеме-передаче автомобиля стороны проверяют его техническое состояние, оговаривают имеющиеся неисправности с последующим их устранением в соответствии в разделом 5 настоящего договора.

    3.1. Арендатор обязуется заплатить за аренду автомобиля рублей.

    4.1. Договор заключен на срок с « » года до « » года и может быть продлен сторонами по взаимному соглашению.

    5.1. Арендатор несет ответственность за сохранность арендуемого автомобиля в рабочее время и в случае утраты или повреждения автомобиля в это время обязан возместить Арендодателю причиненный ущерб, либо предоставить равноценный автомобиль в течение 5 дней после его утраты или повреждения. В случае задержки возмещения ущерба либо предоставления равноценного автомобиля в указанный срок, Арендатор уплачивает пеню в размере % от стоимости ущерба либо оценочной стоимости автомобиля.

    5.2. Ответственность за сохранность автомобиля в нерабочее время несет Арендодатель. При повреждении или утрате сданного в аренду автомобиля при использовании в соответствии с п.2.3 настоящего договора Арендодатель обязан устранить повреждения за свой счет или возместить Арендатору причиненный убыток. Размер возмещения определяется соглашением сторон.

    6.1. Договор может быть досрочно прекращен или изменен по соглашению сторон.

    6.2. По соглашению сторон арендуемый автомобиль оценен в рублей. Данная оценка учитывается при возмещении ущерба.

    6.3. Во всем остальном, что не урегулировано настоящим договором, стороны руководствуются действующим законодательством Российской Федерации.

    6.4. Договор составлен в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу.

    Похожие записи:

    • Ук статья 109 часть 2 Статья 109. Причинение смерти по неосторожности 1. Причинение смерти по неосторожности — наказывается исправительными работами на срок до двух лет, либо ограничением свободы на срок до двух лет, либо принудительными работами на срок до двух лет, […]
    • Как оплатить налог на имущество если нет квитанции 2019 Как оплатить транспортный налог на машину без квитанции? Любой владелец автомобиля сталкивался с ситуацией, когда оплачивать транспортный налог необходимо, а вот специальный документ, который требуется для проведения платежа, отсутствует. Отсюда […]
    • Жалоба на организацию в фсс Обращение в Фонд Для направления обращения, отслеживания хода рассмотрения обращения, либо записи на личный прием к работникам Фонда Вы можете воспользоваться новой версией электронной приемной, либо заполнить форму обращения, приведенную ниже […]
    • Расчет осаго и каско в росгосстрахе Как купить ОСАГО в СК Росгосстрах онлайн С начала прошлого года в силу вступил новый закон, позволяющий оформлять страховые полисы ОСАГО в онлайн режиме. Такая услуга сразу набрала популярность среди владельцев транспортных средств, идущих в ногу […]
    • Приказ об отмене лимита кассы для ип Приказ об отмене лимита кассы Проверки контролирующих организаций включают в себя изучение первичной документации. Приказ об отмене лимита кассы может стать принципиально важной бумагой. Его отсутствие способно привести компанию или должностное […]
    • Льготы детям полусиротам Какие положены льготы детям войны и как их получить? Детьми войны считаются люди, которые пережили тяжелое время Великой Отечественной. В эту категорию входят граждане, которые не принимали прямого участия в боевых действиях, тем не менее они […]