Приказ о размере возмещения расходов

Содержание:

Приказ на суточные

Приказ об установлении норм суточных при направлении сотрудников в краткосрочные служебные командировки (образец заполнения)

¦ ¦ 2. Не облагать НДФЛ суточные в пределах норм, установленных¦ ¦в п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ: 700 руб. за каждый день нахождения¦ ¦в командировках по России и 2500 руб. за каждый день нахождения¦ ¦в заграничных командировках. ¦ ¦ 3. Не облагать суточные страховыми взносами в ПФР, ФСС и ФФОМС,¦ ¦а также взносами от несчастных случаев на производстве и профессиональных¦ ¦заболеваний в размерах, установленных п. 1 настоящего приказа (основание:¦ ¦п. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ и п. 2 ст. 20.2¦ ¦Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ). ¦ ¦ ¦ ¦ Генеральный директор Иванченков Печать А.С. Иванченков¦ ¦ ООО «Рига» ¦ —————————————————————————

2 ст. 20.2¦ ¦Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ). ¦ ¦ ¦ ¦ Генеральный директор Иванченков Печать А.С. Иванченков¦ ¦ ООО «Рига» ¦ —————————————————————————

Источник — «Упрощенка», 2012, № 12

Новые нормы суточных, выплачиваемые командированным работникам

При расчете налога на прибыль суточные, выплачиваемые командированным работникам, списываются на расходы в размере, предусмотренном в коллективном договоре или в локальном акте организации. При этом от НДФЛ суточные освобождаются в пределах, установленных непосредственно в Налоговом кодексе. А в связи с переходом под контроль налоговой службы и страховых взносов выплачивать суточные сверх этих норм стало крайне невыгодно. С тем чтобы налоговые и «страховые» потери минимизировать, имеет смысл отказаться от выплаты работникам сверхнормативных суточных. А правильно оформить этот отказ поможет наша статья.

При направлении сотрудника в командировку за ним не только сохраняются место работы (должность) и средний заработок, но и возмещаются расходы, связанные со служебной командировкой. Это затраты на проезд, жилье и… дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (ст. 168 ТК). Эти дополнительные расходы именуются суточными.

В коммерческих организациях порядок возмещения командировочных расходов, включая выплату суточных, устанавливается в Положении о командировках (ст. 168 ТК). Оно представляет собой либо самостоятельный локальный акт организации, либо является частью коллективного договора. В зависимости от того, как именно утверждено названное Положение, предопределяется и порядок внесения в него изменений.

Налоговые и «страховые» нормы

Необходимость внесения в Положение о командировках изменений вызвана передачей в «руки» ФНС контроля за уплатой взносов во внебюджетные фонды (за исключением взносов на травматизм). Нас уверяли, что особых изменений работодатели даже не почувствуют. Однако эти обещания далеко не все выполнены. Сложно, согласитесь, не заметить, что и взносы платить нужно по-новому, и отчитываться по взносам придется по новым формам, и т.д.

и т.п. И, кстати говоря, отчетных форм что-то меньше особо не становится.

Что же касается суточных, то это вообще отдельная история. До 1 января 2017 года суточные, выплаченные командированному работнику, не облагались страховыми взносами в пределах, установленных в коллективным договоре или локальном акте организации. Это прямо следовало из положений части 2 статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ.

Аналогичное правило действовало и в отношении налога на прибыль. В соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Кодекса расходы на командировки, включая и суточные, учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией. Ну а поскольку для целей налогообложения прибыли расходами признаются только экономически обоснованные и документально подтвержденные расходы, то суточные относятся на расходы так же, как и взносы — в пределах норм, установленных самой организацией в коллективном договоре или локальном нормативном акте.

По отношению к суточным, можно сказать, особняком стоял НДФЛ. Согласно пункту 3 статьи 217 Кодекса не облагаются НДФЛ суточные, выплаченные в соответствии с законодательством РФ, в размере, не превышающем за каждый день командировки по России 700 руб., за гранкомандировки — 2 500 руб. То есть вне зависимости от того, какая сумма суточных предусмотрена к выплате сотрудникам в Положении о командировках, все, что выплачено сверх названных норм, облагается НДФЛ в общем порядке.

«Страховой» переполох

С 1 января 2017 года суточные, как и ранее, для целей обложения НДФЛ нормируются (нормы также остались прежними: 700 рублей в сутки — при командировках внутри РФ, и 2 500 рублей — за день, проведенный в заграничной служебной поездке). Да и при расчете налога на прибыль суточные, как и прежде, учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Причем ограничение на признание таких затрат компания устанавливает сама, закрепив в Положении о командировках соответствующие нормы.

Изменения коснулись порядка уплаты с суточных страховых взносов. Согласно пункту 2 статьи 422 Кодекса при оплате расходов на командировки не подлежат обложению страховыми взносами суточные, предусмотренные пунктом 3 статьи 217 Кодекса. То есть теперь для целей обложения страховыми взносами действует тот же норматив, что и для НДФЛ.

Пример. Согласно Положению о командировках в ООО «Удача» суточные выплачиваются за каждый день нахождения в служебной поездке в следующих размерах:

  • 1 000 руб. — при командировках в пределах границ РФ;
  • 3 000 руб. — при загранкомандировках.

Установленные в Положении о командировках нормы превышают предельные значения суточных, которые не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Предположим, Петров П.П. в 2017 году направлен в командировку по РФ на 10 дней. Ему выплачены суточные в размере 10 000 руб. «Излишки» в сумме 3 000 руб. (10 000 руб. — 700 руб. x 10 дн.) включаются и в базу по НДФЛ, и в базу по взносам во внебюджетные фонды.

Для целей налогообложения прибыли в состав расходов включаются суточные в полном объеме, то есть в сумме 10 000 руб.

Документальная сторона

Надо сказать, что нормы, установленные в Кодексе для целей обложения НДФЛ (а с 1 января 2017 года — и для целей начисления страховых взносов), не имеют ничего общего с тем, во сколько действительно обходится день нахождения сотрудника вдали от дома.

При этом неоднократно поднимался вопрос об увеличении «налоговых» нормативов — ведь в конце концов в данном случае речь идет о компенсации сотруднику расходов, которые он понес при выполнении служебного задания. Однако по сей день нормативы остались неизменными. А в связи с тем, что с 1 января 2017 года сверхнормативные суточные облагаются и страховыми взносами во внебюджетные фонды, имеет смысл в Положении о командировках закрепить размер суточных исходя из «налоговых» норм.

При таких обстоятельствах необходимо правильно внести изменения в Положение о командировках. В данном случае возможны два варианта.

Положение о командировках является самостоятельным локальным актом организации.

В этом случае изменение в Положение также вносится приказом руководителя. В приказе также необходимо предусмотреть дату вступления в силу новых норм и так называемые переходные положения (см. Образец 1). При этом никаких объяснений, в связи с чем, по каким причинам и т.п. вносятся изменения в Положения о командировках, приводить в приказе не нужно.

Приказ о внесении изменений в Положение о командировках (Образец)

Положение о командировках является частью коллективного договора, например в виде приложения, которое является его неотъемлемой частью.

Изменения и дополнения в коллективный договор производятся в порядке, установленном ТК для его заключения, либо в порядке, установленном коллективным договором (ст. 44 ТК). Если в коллективном договоре не закреплен порядок внесения в него изменений, то таковые вносятся в том же порядке, который установлен для заключения самого коллективного договора. То есть проводятся коллективные переговоры между работодателем и работниками. Инициатором переговоров в рассматриваемой ситуации будет работодатель. Как правило, в подобных ситуациях заключается соглашение об изменении коллективного договора (см. Образец 2).

Приказ о возмещении сотруднику расходов на топливо

Как оформить компенсацию бензина сотруднику при предоставлении отчетных документов за месяц?

На основании личного заявления работника, доп. соглашения, копии технического паспорта автомобиля и приказа директора об установлении размера и порядка выплаты компенсации производится выплата такой компенсации.

На основании этих документов бухгалтерия начисляет компенсацию и списывает ее в расходы. При этом работник должен предоставить работодателю как подтверждение: путевой лист, чеки.

Для обоснования расходов на приобретенный бензин мы рекомендуем заполнять путевые листы, чтобы наглядно был виден производственный характер расходов. Подробнее о том, как в трудовом договоре закрепить условие о возмещении расходов сотруднику за пользование имуществом в служебных целях, см. в доп. материалах. Если автомобиль работника не используется в служебных целях.

Работник просто едет на автомобиле до работы и с работы: В этом случае оплата такого проезда рассматривается как натуральная часть заработной платы работника.

Образец приказа на компенсацию сотруднику за ГСМ (бензин, дизельное топливо, масло) в 2019

подтверждены соответствующими платежными документами. Работодатель дал свое согласие на использование машины в нуждах компании на возмездной основе — доказательством тому является договор с сотрудником или дополнительно соглашение к трудовому договору.

Величина компенсационных сумм или способ ее расчета должен быть оговорен в бумагах.

Если работника не устраивают условия, на которых работодатель предлагает компенсироваться расходы за использование его машины в нуждах компании, сотрудник вправе отказаться от предоставления своего автомобиля — это не может служить поводом для увольнения.

Электронный журнал «Главбух»

см включительно норматив составляет 1200 руб.

в месяц, а для более мощных машин — 1500 руб.

ежемесячно.Компенсацию начисляйте ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце.

За время, когда сотрудник находился в отпуске, командировке или болел, компенсацию не выплачивайте.

Чтобы обосновать данный расход, потребуйте от сотрудника копию свидетельства о регистрации автомобиля. Вдобавок чиновники настаивают, чтобы сотрудники вели учет служебных поездок в путевых листах. А если человек не является собственником машины, а взял ее у родственника?

Тогда понадобится и копия доверенности. Списать плату за пользование авто по доверенности можно.

Согласны с этим и представители Минфина России в .

Как оформить компенсацию директору затрат на ГСМ?

Таким образом, компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника не нужно облагать НДФЛ в пределах суммы, указанной в письменном соглашении между сотрудником и работодателем.

Размер компенсации определяйте применительно к каждому сотруднику исходя из марки и цены топлива за литр, расхода топлива на 100 км, количества рабочих дней в месяце, пробега автомобиля; • подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах организации (например, приказы, путевые листы); • авансовые отчеты, кассовые чеки и т.

О возмещении работнику расходов на ГСМ

Данный вывод содержится в Определении ВАС РФ от 29.01.2009 г. №ВАС-495/09. НДФЛ В целях применения п.3 ст.217 НК РФ подлежат освобождению от налогообложения доходы физических лиц в виде выплачиваемых им компенсаций за использование личного транспорта и расходов, связанных с его использованием в интересах работодателя, в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ.

Как указано в Постановлении Президиума ВАС РФ от 30.01.2007 г. №10627/06 по делу №А32-35519/2005-58/731, Постановление Правительства РФ №92 устанавливает нормирование расходов исключительно для целей исчисления налога на прибыль и не может применяться при исчислении НДФЛ. Следовательно, суммы компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей в размере, установленном соглашением сторон трудового договора, не облагаются НДФЛ.

Заметим, что Минфин РФ придерживается иной точки зрения по данному вопросу.

Личный автомобиль используется в производственных целях: как учесть топливо

Затем необходимо определить, какое время считается рабочим, а какое — личным.

В итоге получается количество топлива, израсходованного на нужды компании. При использовании этого метода надо учесть две важных детали. Первая — продумать и закрепить в приказе или распоряжении директора, какие моменты времени являются началом и окончанием «рабочего» периода.

Как правильно оформить компенсацию сотруднику за бензин?

На основании личного заявления работника, доп. соглашения, копии технического паспорта автомобиля и приказа директора об установлении размера и порядка выплаты компенсации производится выплата такой компенсации. На основании этих документов бухгалтерия начисляет компенсацию и списывает ее в расходы.

При этом работник должен предоставить работодателю как подтверждение: путевой лист, чеки.

Для обоснования расходов на приобретенный бензин мы рекомендуем заполнять путевые листы, чтобы наглядно был виден производственный характер расходов. Подробнее о том, как в трудовом договоре закрепить условие о возмещении расходов сотруднику за пользование имуществом в служебных целях, см.

в доп. материалах. Подробности в материалах Системы Кадры: 1. Ответ: Как в трудовом договоре закрепить условие о возмещении расходов сотруднику за пользование имуществом в служебных целях Использовать личное имущество сотрудника (телефон, компьютер, факс и т.

Как оформить компенсацию за использование личного транспорта работнику

Что касается возмещения расходов, связанных с использованием работником личного имущества в трудовой деятельности, то в случае использования личного транспорта, к таким расходам могут относится, например, затраты на бензин, мойку автомобиля, ремонт.

Согласно ТК РФ конкретные суммы компенсации и возмещения, а также условия их выплаты работнику должны быть прописаны в соглашении между работником и работодателем.

Таким образом, мы вплотную подошли к вопросу документального оформления использования работником личного транспорта в служебных целях.

Для начисления работнику компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях и возмещения расходов, связанных с таким использованием, необходимы следующие документы: 1. Локальный нормативный акт организации, согласно которому работодатель устанавливает разъездной характер работы для определенных должностей, критерии разъездного характера работы сотрудников, общие условия начисление компенсаций и возмещения расходов.

Выплачиваем работнику компенсацию за использование автомобиля

Их можно позаимствовать у такси.

Читайте так же:  Трудовой договор шаблон 2019

Компенсации за использование личного транспорта не облагаются ни НДФЛ, ни страховыми взносами (в том числе «на травматизм») в пределах сумм, предусмотренных соглашением работника и работодателя; ; ; .

У разных машин разные технические характеристики. А следовательно — и разные потребности в обслуживании. И при расчете суммы компенсации работнику за использование его машины все это надо учесть Но чтобы доказать, что это именно компенсация, а не доход работника, вам нужно запастись документами.

Это: 1) соглашение между работодателем и работником об использовании личного транспорта работника, оформленное как дополнение или приложение к трудовому договору.

Образец приказа на возмещение расходов

Часто появляются вопросы о том, в какие периоды организация должна компенсировать потраченные сотрудником свои деньги на нужды организации и в командировке. Если сотрудник потратил свои деньги на нужды организации, он обязан предоставить в определенные сроки авансовый отчет. На его основе организация должна компенсировать затраты сотруднику.

Гарантии для сотрудников

В статье 167 РФ указываются важные нюансы приказа на возмещение расходов. Если сотрудника направили в командировку по службе, то за ним сохраняется должность и средний заработок, а также компенсируются затраты.

Из этого следует, что сотруднику установлены некоторые гарантии:

  • Сохранение рабочего места.
  • Сохранение прежней оплаты.
  • Обязанность работодателя покрыть расходы сотруднику, а именно выезд и нахождение в служебной командировке.

Сроки хранения приказов

Существуют два срока хранения приказов: 5 и 75 лет. Если сотрудник отправляется в долговременные, внутрироссийские командировки, и работы, связанные с трудными условиями, то в таком случае приказы в предприятиях хранятся 75 лет.

Если работник направляется в краткосрочную командировку, то приказы хранятся 5 лет.

Образец приказ на возмещение расходов

Приказ о возмещение расходов оформляется после окончания служебной командировке, если были зафиксированы случаи, когда сотрудники потратили финансы сверх взятого аванса.

В образце должны быть отображены следующие документы:

  • ФИО работника.
  • Дата командировки по службе.
  • Должность.
  • Место направление.
  • Причина компенсирование расходов.
  • Ответственная сторона, которая исполняет приказ.

Ведется журнал регистрации приказов по индивидуальному составу, в которой фиксируется приказ о возмещении расходов.

Приказ на возмещение расходов образец можно скачать по ссылке.

Возмещение командировочных расходов работнику

В коллективном договоре указывается порядок и размеры возмещения расходов. К примеру, распоряжение начальника о свойствах компенсирование затрат в связи с командировками.

Если работодатель направляет работника в командировку, то в этом случае он должен возместить следующие затраты:

  • Дорогу.
  • Жилье.
  • Суточные.
  • Другие затраты с уведомлением начальника.

Работник, который работает в организации, может рассчитывать на компенсацию командировочных расходов и других возмещений, связанных с командировками по службе. К затратам относятся покупка билетов до места назначения и обратно, суточные, расходы связаны с приобретением жилплощади и другие виды расходов.

Бухгалтер обязательно должен учесть выплаты компенсационных сумм. Иначе это приведет к конфликтной ситуации с проверяющими органами и к потерям в финансовом деле организации.

В ТК РФ рассматривается понятие «служебная командировка». Служебная командировка – это выезд сотрудника за пределы постоянной работы по приказу начальника на установленный срок для выполнения задания по службе. В командировку сотрудник выезжает только при наличии трудового договора.

В статьи 168 ТК РФ существуют нормы формулирования затрат, связанных с командировкой по службе. Более детальная информация содержится в Постановлении №749.

В постановлении говорится о том, что командировочные затраты по проезду на территории РФ содержат:

  • Расходы на транспорт общего пользования в соответствии к станции, аэропорту, если работник находится за пределами своего города и при этом он должен подтвердить затраты соответствующими документами.
  • Плата за страхование пассажиров в транспорте.
  • Оплата проездных билетов с постельными принадлежностями.

При выездах за границу работнику компенсируют следующие расходы:

  • Оформление визы, заграничного паспорта.
  • Сборы аэродромные и консульские.
  • Сборы по поводу въезда автомобиля.
  • Оформление медицинской страховки.
  • Другие оплаты.

Предприятию нужно оформить немало документов, чтобы возместить сотруднику расходы в командировке.

При направлении сотрудника в служебную командировку утверждаются формы кадровой документации:

  • Распоряжение формы Т-9а о направление сотрудника в служебную командировку.
  • Удостоверение формы N Т-10.
  • Изготовление организацией задания для выполнения его в командировке – формы N Т-10а.

Первым делом оформляется задание по службе и отчет о его выполнении (форма N Т-10а), в которой начальство определяет цель командировки. Следующим этапом есть приказ кадровиков о направлении сотрудника в служебную командировку. В распоряжении указывается фамилия и инициалы рабочего, его специальность и место, где проходит командировка.

Далее идет выписка командировочного удостоверения, которое доказывает срок нахождения рабочего в командировке. Удостоверение выдается в одном экземпляре, дается сотруднику и должно находиться у него на протяжении срока служебной командировки.

Видео: Важная тема

Следует обратить внимание, что командировочное удостоверение считается обязательным, если командировки осуществляются по России, а при выезде в зарубежные страны оформление удостоверения не осуществляется.

Во время нахождения сотрудника за границей, устанавливается в его паспорте отметка, которая удостоверяет о пересечении государственной границы. Когда сотрудник возвращается из командировки, ему необходимо приложить ксерокопию паспорта к отчету, в которой должны быть отметки о пересечении границы.

Работник перед выездом должен получить аванс в бухгалтерии, который предназначается для возмещения затрат в командировке.

После приезда сотрудник предприятия обязан написать отчет по служебной командировке о выполненном задании. Авансовый отчет показывают в бухгалтерию предприятия по форме N АО-1, который утверждается Постановлением Госкомстата РФ.

Содержание авансового отчета:

  • Оформленное удостоверение о командировке.
  • Квитанция, которая подтверждает проживание во время командировки.
  • Документы о затратах на проезд.
  • Другие документы о затратах, связанных со служебной командировкой.

Нужно принять во внимание, что если работник находился в командировке за границей, то отчет, он предоставит на иностранном языке, по этому предприятию придется перевести бумаги на русский язык.

Если во внимание не принимается перевод документов, то это может привести к конфликту с проверяющими органами. Начальник предприятия обязан утвердить авансовый отчет. Существует две категории компенсационных выплат командировочному лицу.

Первая категория предоставляет перечень следующих выплат:

  • Оплата работы сотрудника.
  • Компенсация командировочным лицам затрат, которые связанные с выполнением трудовых обязанностей.

Вторая категория включает возмещение сотрудникам расходов по командировке. Они учитывают остальные расходы, которые относятся к организации. Выплаты, которые относятся ко второй категории, имеют большое значение при бухгалтерском учете и налогообложения.

Всякие расходы организации, включая расходы по командировке, признаются в бухгалтерском учете при последовательном выполнении всех соглашений. В противоположном случае в бухгалтерском учете будет наблюдаться задолженность.

В таком случае расходы, связанные с командировкой признаются в бухгалтерском учете на основе утверждение авансовых отчетов сотрудника.

Где взять кредит наличными с плохой кредитной историей? Подробнее тут.

Определение суточных

Под понятием «суточные» подразумеваются финансовые средства, которые требуются для проживания работающих, а также выполнения порученной работы.

В соответствии с установлением Верховного суда, сотрудник предъявляет свои права на суточные, когда приходится жить за пределами города.

Если командировка длится больше дня и сотрудник работает вне дома, то в этом случае он должен получить суточные. Однако существует постановление Верховного Суда, в котором говорится, что время, которое работник проводит в командировке, не связано с начислением суточных.

Суд дает разрешение организациям выплачивать денежные средства сотруднику, если он находился в командировке менее, чем сутки, так как это компенсирует его затраты, а не приобретением выгоды.

Приказ расходов на покупки за счет работников

Если сотрудник за свой счет приобретает для предприятия необходимые товары, то она должна компенсировать ему затраты. Инспекторы не имеют никаких претензий к затратам в налоговом учете. Одновременно с этим необходимо предоставить заявление рабочего и приказ о возмещении затрат.

Отдельным инспекциям достаточно этих документов. Но остальные требуют и общий приказ по организации о порядке возмещения затрат. В сложившейся ситуации в целях безопасности, необходимо иметь в наличии такой приказ. Более того он позволит избежать неприятных ситуаций. К примеру, работник может приобрести товар, в котором организация не нуждается.

Существуют некоторые случаи, когда работники должны приобретать товары для предприятия, заранее не получив финансы под отчет.

В непременном порядке следует регламентировать алгоритм возмещения расходов:

  • В течение какого срока работник должен принести заявление о возмещении расходов, а также подтверждающие документы?
  • Срок компенсации затрат.

В приказе фиксируется максимальная сумма покупок, которую рабочий осуществляет за свои финансовые средства с дальнейшим возмещением расходов. Работники обязаны ознакомиться с приказом, и поставить подпись.

Приказ о возмещении расходов на медосмотр сотрудников

Сотрудники, которые работают с условиями повышенной опасности, обязаны проходить медосмотры за счет предприятия. За сотрудниками сохраняется средний заработок во время прохождения медосмотра.

Существуют три вида обязательных медосмотров:

  • Предварительные медосмотры осуществляются при трудоустройстве работников.
  • Периодические медосмотры проводятся на протяжении всего срока работы.
  • Внеочередные медосмотры, которые проводятся по просьбе работника.

Приказом Минздрав соцразвития России устанавливаются нормы проведения финансирования медосмотров.

Как получить кредит наличными Тинькофф? Ответ по ссылке.

ВТБ 24 выдает кредит наличными. Узнайте далее.

В ситуации, когда сотрудник тратит свои средства на нужды организации или командировку. Компания должна возместить сотруднику эти расходы. Для этого нужно правильно составить приказ о возмещении расходов.

Приказ о возмещении расходов на командировку

Приказ о возмещении расходов на командировку

приказ на выплату командировочных

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.

О возмещении расходов по командировкам

В целях упорядочения расходов на командировки, в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99 и главой 25 НК РФ «Налог на прибыль организаций»

1. Бухгалтерии:
1.1. Возмещать командированному работнику расходы по найму жилого помещения и проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, а также выплачивать суточные в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ.
1.2. С 20 мая 2005 года оплату суточных по России производить в размере 300 рублей за каждый день нахождения в командировке, сверхнормативные расходы по оплате суточных возмещать за счет собственных средств предприятия. Оплату найма жилого помещения – по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами.
1.3. Суточные выплачивать командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути. Днем отъезда считать день отправления соответствующего транспортного средства (самолета, поезда и т.п.), а днем приезда – день прибытия указанного транспорта.
1.4. На расходы по проезду к месту командировки и обратно, возмещаемые командированному работнику относить:
• стоимость билета на самолет, поезд и т.д.;
• расходы по оплате услуг по предварительной продаже (бронированию) билетов;
• расходы по оплате за пользование в поездах постельными принадлежностями;
• расходы по проеду транспортом общего пользования к станциям (вокзалу, аэропорту), если они находятся за чертой населенного пункта;
• расходы по оплате страховых платежей по обязательному страхованию на транспорте.
2. Лицам, получившим наличные деньги под отчет, не позднее 3-х рабочих дней со дня возвращения из командировки, предъявлять в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и производить окончательный расчет по ним.

Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Образец приказа на возмещение расходов

Часто появляются вопросы о том, в какие периоды организация должна компенсировать потраченные сотрудником свои деньги на нужды организации и в командировке. Если сотрудник потратил свои деньги на нужды организации, он обязан предоставить в определенные сроки авансовый отчет. На его основе организация должна компенсировать затраты сотруднику.

Гарантии для сотрудников

В статье 167 РФ указываются важные нюансы приказа на возмещение расходов. Если сотрудника направили в командировку по службе, то за ним сохраняется должность и средний заработок, а также компенсируются затраты.

Из этого следует, что сотруднику установлены некоторые гарантии:

  • Сохранение рабочего места.
  • Сохранение прежней оплаты.
  • Обязанность работодателя покрыть расходы сотруднику, а именно выезд и нахождение в служебной командировке.

Сроки хранения приказов

Существуют два срока хранения приказов: 5 и 75 лет. Если сотрудник отправляется в долговременные, внутрироссийские командировки, и работы, связанные с трудными условиями, то в таком случае приказы в предприятиях хранятся 75 лет.

Если работник направляется в краткосрочную командировку, то приказы хранятся 5 лет.

Образец приказ на возмещение расходов

Приказ о возмещение расходов оформляется после окончания служебной командировке, если были зафиксированы случаи, когда сотрудники потратили финансы сверх взятого аванса.

В образце должны быть отображены следующие документы:

  • ФИО работника.
  • Дата командировки по службе.
  • Должность.
  • Место направление.
  • Причина компенсирование расходов.
  • Ответственная сторона, которая исполняет приказ.

Ведется журнал регистрации приказов по индивидуальному составу, в которой фиксируется приказ о возмещении расходов.

Приказ на возмещение расходов образец можно скачать по ссылке.

Возмещение командировочных расходов работнику

В коллективном договоре указывается порядок и размеры возмещения расходов. К примеру, распоряжение начальника о свойствах компенсирование затрат в связи с командировками.

Если работодатель направляет работника в командировку, то в этом случае он должен возместить следующие затраты:

  • Дорогу.
  • Жилье.
  • Суточные.
  • Другие затраты с уведомлением начальника.

Работник, который работает в организации, может рассчитывать на компенсацию командировочных расходов и других возмещений, связанных с командировками по службе. К затратам относятся покупка билетов до места назначения и обратно, суточные, расходы связаны с приобретением жилплощади и другие виды расходов.

Бухгалтер обязательно должен учесть выплаты компенсационных сумм. Иначе это приведет к конфликтной ситуации с проверяющими органами и к потерям в финансовом деле организации.

В ТК РФ рассматривается понятие «служебная командировка». Служебная командировка – это выезд сотрудника за пределы постоянной работы по приказу начальника на установленный срок для выполнения задания по службе. В командировку сотрудник выезжает только при наличии трудового договора.

В статьи 168 ТК РФ существуют нормы формулирования затрат, связанных с командировкой по службе. Более детальная информация содержится в Постановлении №749.

В постановлении говорится о том, что командировочные затраты по проезду на территории РФ содержат:

  • Расходы на транспорт общего пользования в соответствии к станции, аэропорту, если работник находится за пределами своего города и при этом он должен подтвердить затраты соответствующими документами.
  • Плата за страхование пассажиров в транспорте.
  • Оплата проездных билетов с постельными принадлежностями.

При выездах за границу работнику компенсируют следующие расходы:

  • Оформление визы, заграничного паспорта.
  • Сборы аэродромные и консульские.
  • Сборы по поводу въезда автомобиля.
  • Оформление медицинской страховки.
  • Другие оплаты.

Предприятию нужно оформить немало документов, чтобы возместить сотруднику расходы в командировке.

При направлении сотрудника в служебную командировку утверждаются формы кадровой документации:

  • Распоряжение формы Т-9а о направление сотрудника в служебную командировку.
  • Удостоверение формы N Т-10.
  • Изготовление организацией задания для выполнения его в командировке – формы N Т-10а.

Первым делом оформляется задание по службе и отчет о его выполнении (форма N Т-10а), в которой начальство определяет цель командировки. Следующим этапом есть приказ кадровиков о направлении сотрудника в служебную командировку. В распоряжении указывается фамилия и инициалы рабочего, его специальность и место, где проходит командировка.

Далее идет выписка командировочного удостоверения, которое доказывает срок нахождения рабочего в командировке. Удостоверение выдается в одном экземпляре, дается сотруднику и должно находиться у него на протяжении срока служебной командировки.

Читайте так же:  Оформить трудовую визу в израиль

Видео: Важная тема

Следует обратить внимание, что командировочное удостоверение считается обязательным, если командировки осуществляются по России, а при выезде в зарубежные страны оформление удостоверения не осуществляется.

Во время нахождения сотрудника за границей, устанавливается в его паспорте отметка, которая удостоверяет о пересечении государственной границы. Когда сотрудник возвращается из командировки, ему необходимо приложить ксерокопию паспорта к отчету, в которой должны быть отметки о пересечении границы.

Работник перед выездом должен получить аванс в бухгалтерии, который предназначается для возмещения затрат в командировке.

После приезда сотрудник предприятия обязан написать отчет по служебной командировке о выполненном задании. Авансовый отчет показывают в бухгалтерию предприятия по форме N АО-1, который утверждается Постановлением Госкомстата РФ.

Содержание авансового отчета:

  • Оформленное удостоверение о командировке.
  • Квитанция, которая подтверждает проживание во время командировки.
  • Документы о затратах на проезд.
  • Другие документы о затратах, связанных со служебной командировкой.

Нужно принять во внимание, что если работник находился в командировке за границей, то отчет, он предоставит на иностранном языке, по этому предприятию придется перевести бумаги на русский язык.

Если во внимание не принимается перевод документов, то это может привести к конфликту с проверяющими органами. Начальник предприятия обязан утвердить авансовый отчет. Существует две категории компенсационных выплат командировочному лицу.

Первая категория предоставляет перечень следующих выплат:

  • Оплата работы сотрудника.
  • Компенсация командировочным лицам затрат, которые связанные с выполнением трудовых обязанностей.

Вторая категория включает возмещение сотрудникам расходов по командировке. Они учитывают остальные расходы, которые относятся к организации. Выплаты, которые относятся ко второй категории, имеют большое значение при бухгалтерском учете и налогообложения.

Всякие расходы организации, включая расходы по командировке, признаются в бухгалтерском учете при последовательном выполнении всех соглашений. В противоположном случае в бухгалтерском учете будет наблюдаться задолженность.

В таком случае расходы, связанные с командировкой признаются в бухгалтерском учете на основе утверждение авансовых отчетов сотрудника.

Где взять кредит наличными с плохой кредитной историей? Подробнее тут.

Определение суточных

Под понятием «суточные» подразумеваются финансовые средства, которые требуются для проживания работающих, а также выполнения порученной работы.

В соответствии с установлением Верховного суда, сотрудник предъявляет свои права на суточные, когда приходится жить за пределами города.

Если командировка длится больше дня и сотрудник работает вне дома, то в этом случае он должен получить суточные. Однако существует постановление Верховного Суда, в котором говорится, что время, которое работник проводит в командировке, не связано с начислением суточных.

Суд дает разрешение организациям выплачивать денежные средства сотруднику, если он находился в командировке менее, чем сутки, так как это компенсирует его затраты, а не приобретением выгоды.

Приказ расходов на покупки за счет работников

Если сотрудник за свой счет приобретает для предприятия необходимые товары, то она должна компенсировать ему затраты. Инспекторы не имеют никаких претензий к затратам в налоговом учете. Одновременно с этим необходимо предоставить заявление рабочего и приказ о возмещении затрат.

Отдельным инспекциям достаточно этих документов. Но остальные требуют и общий приказ по организации о порядке возмещения затрат. В сложившейся ситуации в целях безопасности, необходимо иметь в наличии такой приказ. Более того он позволит избежать неприятных ситуаций. К примеру, работник может приобрести товар, в котором организация не нуждается.

Существуют некоторые случаи, когда работники должны приобретать товары для предприятия, заранее не получив финансы под отчет.

В непременном порядке следует регламентировать алгоритм возмещения расходов:

  • В течение какого срока работник должен принести заявление о возмещении расходов, а также подтверждающие документы?
  • Срок компенсации затрат.

В приказе фиксируется максимальная сумма покупок, которую рабочий осуществляет за свои финансовые средства с дальнейшим возмещением расходов. Работники обязаны ознакомиться с приказом, и поставить подпись.

Приказ о возмещении расходов на медосмотр сотрудников

Сотрудники, которые работают с условиями повышенной опасности, обязаны проходить медосмотры за счет предприятия. За сотрудниками сохраняется средний заработок во время прохождения медосмотра.

Существуют три вида обязательных медосмотров:

  • Предварительные медосмотры осуществляются при трудоустройстве работников.
  • Периодические медосмотры проводятся на протяжении всего срока работы.
  • Внеочередные медосмотры, которые проводятся по просьбе работника.

Приказом Минздрав соцразвития России устанавливаются нормы проведения финансирования медосмотров.

Как получить кредит наличными Тинькофф? Ответ по ссылке.

ВТБ 24 выдает кредит наличными. Узнайте далее.

В ситуации, когда сотрудник тратит свои средства на нужды организации или командировку. Компания должна возместить сотруднику эти расходы. Для этого нужно правильно составить приказ о возмещении расходов.

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета

Отправить на почту

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчет хотя бы раз имело место практически в каждой организации, поскольку иногда возникает срочная необходимость в покупке какого-либо товара для нужд компании, а времени на получение аванса нет. В этой статье мы расскажем об особенностях таких операций, их оформлении и сравним их с теми, когда в подотчет деньги выдавались.

Когда оформляется авансовый отчет?

Согласно п. 6.3 указания Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У авансовый отчет составляется в случае, когда сотруднику на покупку чего-либо для нужд фирмы были выданы деньги заранее под отчет. Выдача денег должна происходить на основании расходного кассового ордера, который составляется при наличии заявления от подотчетника, одобренного руководителем или на основании распорядительного документа (приказа, распоряжения) руководителя компании (или ИП). В заявлении (или распорядительном документе) должны быть указаны сумма и срок использования денежных средств.

Авансовый отчет, в свою очередь, подается сотрудником в бухгалтерию в период 3 дней после крайней даты срока. Далее проводится его проверка и утверждение руководителем.

Сколько времени нужно хранить авансовые отчеты, узнайте здесь.

Таким образом, если сотрудник сначала купил товар, а потом потребовал возмещения расходов, оформлять авансовый отчет в качестве оправдательного документа некорректно, поскольку этого сотрудника уже нельзя назвать подотчетным лицом.

Также отметим, что сотрудник может использовать личные средства для оплаты каких-либо покупок, в которых нуждается компания, а также имеет право на возмещение этих расходов, поскольку в законодательстве не имеется запретов на подобные операции. Но важно корректно оформить такие взаимоотношения документально.

Как оформить возмещение расходов сотруднику и избежать налоговых рисков?

Начнем с того, что в организации должно иметься общее распоряжение о возможности совершения таких покупок сотрудниками. Это может быть приказ, в котором указаны лица или должности, которые могут совершать покупки от лица организации. Или можно включить такой пункт в учетную политику, кадровую политику или политику обращения денежных средств. В этих же внутренних актах можно описать и правила документооборота для ситуации, являющейся темой статьи. Эти правила организация устанавливает самостоятельно. Ниже мы дадим некоторые рекомендации, которые могут помочь при выборе оформления операции возмещения расходов сотруднику без подотчета.

Поскольку при покупке товара за собственные средства для рабочих целей сотрудник, можно сказать, выступает от имени организации, то в соответствии с п. 1 ст. 183 ГК РФ необходимо составить документы, которыми будет закреплено, что организация одобрила такую сделку. Такими документами могут быть:

  1. Заявление работника о возмещении расходов, одобренное руководителем.
  2. Отчет об израсходованных средствах с прикрепленными к нему документами на покупку и оплату (товарный чек, накладная, счет-фактура и т. д.).
  3. Приказ от имени руководителя о возмещении расходов сотрудника.

Шаблоны этих документов организация должна разработать собственными силами (п. 4 ст. 9 закона №402-ФЗ).

Также хорошим способом избежать придирок налоговиков в части входящего НДС, признания расходов по налогу на прибыль может быть дополнительное оформление доверенностей ряду сотрудников на внезапные покупки от имени организации. Для дорогостоящих покупок стоит позаботиться о том, чтобы продавец на основании доверенности выписал первичные документы на имя организации, а не сотрудника.

О содержании и структуре доверенности по ф. М-2 узнайте здесь.

Однако чаще всего спонтанные покупки для рабочих нужд сотрудники делают на небольшие суммы. Это могут быть канцтовары, какие-то расходные материалы для бытовых нужд, оплата мелких хозяйственных услуг. Поэтому налоговые риски в этих случаях чаще всего несущественны. Чтобы не провоцировать вопросы налоговых органов, стоит избегать подобных ситуаций и заботиться о выдаче денежных средств сотрудникам под отчет заранее.

Кроме того, под внимание проверяющих может попасть и сам сотрудник, ведь у них может возникнуть желание признать компенсацию расходов доходом физического лица. Однако это неправомерно, поскольку сотрудник не имеет при свершении такой операции никакой экономической выгоды. Письмо Минфина РФ от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65 подтверждает тот факт, что компенсация денег, которые сотрудник потратил для нужд организации, не влечет возникновения налоговой базы для НДФЛ.

О вопросах, интересующих налоговые органы при проверке расчетов с подотчетниками, читайте в статье «Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами (нюансы)».

Возмещение расходов по командировке

Также часто возникают ситуации, когда сотрудник направляется в командировку без выдачи подотчетных сумм, а по возвращении получает возмещение своих расходов. В таком случае мы придерживаемся той же стратегии, то есть не считаем такого сотрудника подотчетным лицом, и отчитываться он должен не по авансовому отчету, а по указанному в предыдущей части статьи отчету об израсходованных средствах. Так, в п. 26 положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, говорится об авансовом отчете как о документе, подтверждающем использование денег, выданных заранее до поездки. Кстати, не стоит забывать о включении в отчет суточных за каждый день командировки. Возмещение суточных гарантирует ст. 168 ТК РФ. К отчету об израсходованных средствах прикладывается заявление на возмещение расходов, далее издается приказ руководителя на возмещение.

В настоящее время все унифицированные формы не являются обязательными (п. 4 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Для составления формы отчета об израсходованных средствах можно модифицировать форму авансового отчета АО-1.

Ограничения по возмещению расходов сотрудникам

В силу п. 2 указания Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У выручка организации, полученная наличными в кассу, может быть потрачена только на определенные нужды:

  • социальные выплаты и зарплата;
  • выплата страховых возмещений;
  • на личные нужды ИП;
  • оплата товаров, работ, услуг;
  • выдача денег под отчет;
  • выдача денег за возвращенные товары, оплаченные наличными;
  • выплаты банковским платежным агентом.

Поэтому для возмещения расходов сотрудникам следует использовать иной источник денежных средств или специально снять деньги со счета либо перевести их на банковскую карту сотрудника.

Схемы мошенничества по пластиковым картам и способы борьбы с ними описаны тут.

Возмещения, о которых мы говорим в статье, не попадают под выдачу денег под отчет, поскольку, как уже было изложено ранее, деньги выдаются постфактум. Кроме того, пункт «Оплата товаров, работ, услуг» также не может быть применим, так как деньги отдаются не представителю поставщика.

Рассмотрим также вопрос о лимитах расчетов наличными. Согласно п. 5 указания № 3073-У расчеты между физлицами и организациями могут осуществляться на любую сумму. Ограничение в 100 тыс. руб. вводится п. 6 этого же указания для юридических лиц и ИП. Однако когда мы говорим о взаимодействии сотрудника с юридическим лицом при покупке чего-либо для нужд работодателя, то сотрудник выступает представителем своей организации. Не зря мы упоминаем о доверенности как о документе, который может помочь избежать споров с налоговиками при принятии расходов для целей налога на прибыль, а также при вычете входящего НДС. Поэтому при совершении покупки от имени организации должен также соблюдаться лимит в 100 тыс. руб.

Подробнее о том, какую сумму можно выдать под отчет, см. в этой статье.

Бухучет возмещения расходов сотруднику

После того как сотрудник получил одобрение расходов от руководителя и представил все оправдательные документы, операция должна быть отражена на счетах бухучета. Как уже было установлено выше, возмещение расходов при невыдаче аванса нельзя назвать расчетами с подотчетными лицами, поэтому счет 71 использовать не следует. В плане счетов, утвержденном приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н, следующим по порядку идет счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Его-то и предлагается использовать в описываемой ситуации:

Дт 10, 20, 26, 44 Кт 73 — оприходованы товары, работы услуги, оплаченные сотрудником;

Дт 19 Кт 73 — принят к учету входящий НДС;

Дт 73 Кт 50 — возмещены из кассы понесенные сотрудником расходы.

При организации учета подобных нестандартных операций следует принимать во внимание и их существенность. Если в организации было пару случаев покупки, например, канцтоваров без получения аванса и потраченная сумма незначительна, стоит задуматься, эквивалентна ли стоимость времени бухгалтера на организацию документооборота для этих операций сумме возможной ошибки. Если же, напротив, такие операции являются особенностью деятельности компании или их сумма значительна, то стоит придерживаться всех рекомендаций оформления, данных в нашей статье. Также хотим отметить, что сотрудникам лучше избегать покупок для нужд организации на собственные средства, дабы не было разногласий в части одобрения или неодобрения расходов руководством, а также для уверенности при налоговых проверках.

Узнавайте первыми о важных налоговых изменениях

Приказ о возмещении работнику расходов

Согласно ст.167 ТК РФ, при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов. Таким образом, для работников определены гарантии:

  • сохранение места работы (должности);
  • сохранение их прежнего уровня оплаты труда;
  • возложение на работодателя обязанности возместить работнику расходы, понесенные им в связи с выездом и пребыванием в командировке.

Порядок возмещения командировочных расходов работнику

Конкретный порядок и размеры возмещения расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Например, в учреждении может действовать внутреннее Положение о командировках, являющееся частью коллективного договора (наряду с Положением о системе оплаты труда, Положением о премировании и т.д.), или, например, приказ руководителя об особенностях возмещения затрат в связи со служебными командировками.

В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

  • по проезду;
  • по найму жилого помещения;
  • связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные, произведенные сотрудником с разрешения или ведома работодателя.

Оформление и содержание приказа о возмещении командировочных расходов

Приказ о возмещении расходов оформляется по окончании командировки в том случае, когда работником потрачены денежные средства сверх выданного аванса.

В любом образце документа должны быть отражены:

  • фамилия, имя, отчество, должность сотрудника;
  • дата командировки:
  • место назначения;
  • основание для возмещения затрат;
  • ответственное лицо за исполнение приказа.

Приказ о возмещении расходов регистрируется в журнале регистрации распоряжений по личному составу.

Существуют два срока хранения приказов о возмещении работнику расходов: 75 и 5 лет.

В организациях 75 лет хранятся приказы, если они были связаны с отправкой работника в длительные внутрироссийские и зарубежные командировки или связаны с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

5 лет хранятся приказы, если они были связаны с направлением работника в краткосрочные внутрироссийские и зарубежные командировки.

Этот документ используется в следующих процедурах:

Оплата служебных командировок и командировочные расходы

Из статьи Вы узнаете:

1. Как оплатить работнику дни служебной командировки и рассчитать суточные.

Читайте так же:  Нотариус зубовская

2. В каком порядке возмещаются расходы на командировки.

3. Как отразить командировочные расходы в налоговом и бухгалтерском учете.

Необходимость направить работника в служебную командировку может возникнуть по самым разным причинам: участие в переговорах, заключение договора с контрагентом, покупка имущества и т.д. Подробнее о том, какие поездки сотрудников признаются служебными командировками и о порядке их документального оформления, Вы можете прочитать в предыдущей статье. Однако правильно оформить командировку – это только полдела: для бухгалтера особый интерес представляет «расходная» составляющая служебной командировки. Дело в том, что любая командировка неизбежно связана с дополнительными затратами, к которым относятся, например, расходы на проезд и проживание сотрудника в месте командирования. Кроме того, работнику за время командировки полагается оплата, рассчитанная в особом порядке. В этой статье речь пойдет как раз о выплатах, связанных со служебной командировкой, их учетном отражении и налогообложении.

Работнику, направленному в служебную командировку, полагаются следующие выплаты:

  • оплата дней, проведенных в командировке;
  • суточные;
  • возмещение понесенных в ходе командировки расходов (на проезд, на проживание и т.д.).

На основании приказа о направлении сотрудника в командировку ему выдается аванс в сумме суточных, а также предстоящих командировочных расходов. Аванс может выдаваться как наличными из кассы, так и путем перечисления на банковскую карту сотрудника. По возвращении из командировки в течение трех рабочих дней работник представляет в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими документами, на основании которого происходит корректировка выданного ранее аванса: либо работнику возмещается перерасход, либо он вносит остаток неизрасходованного аванса.

Оплата труда за дни командировки начисляется работнику по итогам соответствующего месяца вместе с заработной платой за отработанные дни и выплачивается в ближайший день, предусмотренный для выплаты заработной платы.

Так обобщенно выглядят расчеты с работником, направленным в служебную командировку. Однако все выплаты имеют свои особенности, связанные с порядком расчета, а также начисления НДФЛ и взносов. Поэтому подробнее остановимся на каждом виде выплат.

Оплата дней командировки

За рабочие дни, проведенные в служебной командировке, работнику начисляется средний заработок (п. 9 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Средний заработок за время командировки рассчитывается в соответствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы по следующей формуле:

СЗ = ЗП рп / Дн рп х Дн ком

  • СЗ – средний заработок за рабочие дни командировки;
  • ЗП рп – выплаты, учитываемые для расчета среднего заработка, начисленные работнику в расчетном периоде (перечень этих выплат установлен п. 2 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы);
  • Дн рп – количество дней, отработанных в расчетном периоде;
  • Дн ком – количество рабочих дней, приходящихся на дни командировки.

В качестве расчетного периода принимается период, равный 12 календарным месяцам, предшествующим месяцу начала командировки. Если работник отработал в организации меньше года, то для него расчетный период будет начинаться с первого дня работы и заканчиваться последним календарным днем месяца, предшествующим месяцу начала командировки.

! Обратите внимание: Выходные или нерабочие праздничные дни, проведенные в командировке, подлежат оплате в том случае, если работник в такие дни работал или выехал в командировку, вернулся из командировки, находился в пути к месту командировки или обратно. Оплата выходных или нерабочих праздничных дней, проведенных в командировке, производится в размере не менее двойной дневной (часовой) тарифной ставки (части оклада) или в размере одинарной дневной (часовой) тарифной ставки (части оклада) с предоставлением отгула (ст. 153 ТК РФ, п. 5 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Подробнее об этом читайте в статье «Работа в выходные и праздники: как оформить и оплатить».

Пример расчета оплаты служебной командировки

ООО «Альфа» направила своего работника Иванова А. В. в служебную командировку с 8 по 14 февраля 2015, при этом 8 февраля (день выезда в командировку) и 14 февраля (день возвращения из командировки) приходятся на воскресенье и субботу, соответственно. В ООО «Альфа» установлена 5-тидневная рабочая неделя. В течение расчетного периода (с 1 февраля 2014 по 31 января 2015) Иванов А.В. был в отпуске с 4 по 17 августа 2014, а также на больничном с 8 по 12 декабря 2014, остальные месяцы расчетного периода отработаны полностью. Иванову А.В. установлен оклад в размере 30 тыс. руб., дополнительных выплат в расчетном периоде не было.

  • Заработная плата за неполностью отработанные месяцы составила:
    • За август 2014 года: 15 714,29 руб. ( 30 000 руб. / 21 дн. х 11 дн. )
    • За декабрь 2014 года: 23 478,26 руб. ( 30 000 руб. / 23 дн. х 18 дн. )
  • Сумма выплат, учитываемых для расчета среднего заработка, за расчетный период составила:
    • 339 192,55 руб. (30 000 руб. х 10 мес. + 15 714,29 руб. + 23 478,26 руб.)
  • Количество дней, отработанных в расчетном периоде:
    • 230 дн. (245 – 10 – 5)
  • Средний заработок за рабочие дни командировки:
    • 7 373,75 руб. (339 192,55 руб. / 230 дн. х 5 дн.)
  • Оплата выходных дней, приходящихся на дни командировки (в двойном размере без предоставления отгула):
    • 6 315,79 руб. (30 000 руб. / 19 дн. х 2 х 2 дн.)
  • Итого оплата дней командировки:
    • 15 164,29 руб. (7 37,75 руб. + 6 315,79 руб.)

С сумм оплаты дней, проведенных работником в командировке, удерживается НДФЛ, а также начисляются страховые взносы в том же порядке, что и с сумм заработной платы.

Суточные

При направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возместить ему дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства – суточные (ст. 168 ТК РФ). Суточные выплачиваются за каждый календарный день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни, проведенные в пути (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Как определяется фактический срок служебной командировки, и какими документами он подтверждается, рассмотрено в статье «Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно».

Конкретный размер (норму) суточных, выплачиваемых командированным работникам, каждый работодатель устанавливает самостоятельно в соответствующем локальном нормативном акте (например, в Положении о командировках). Целесообразно отдельно прописать размер суточных для командировок по РФ и отдельно – для командировок за границу. При этом для загранкомандировок суточные выплачиваются:

  • за день выезда из РФ — по нормам для командировок за границу;
  • за день въезда в РФ — по нормам для командировок по РФ.

Дата выезда за пределы РФ и въезда подтверждается отметками о пересечении границы в загранпаспорте или по проездным документам (для стан СНГ).

! Обратите внимание: При направлении работника в однодневную командировку (когда день выезда в командировку и день возвращения совпадают) суточные:

  • не выплачиваются, если командировка осуществляется в пределах РФ (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки);
  • выплачиваются в размере 50% от нормы для командировок за границу, если командировка осуществляется за пределы РФ (п. 20 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

НДФЛ не удерживается с сумм суточных, не превышающих 700 руб. за каждый день командировки по РФ и 2500 руб. за каждый день загранкомандировки (п. 3 ст. 217 НК РФ). Страховые взносы не начисляются на всю сумму суточных в пределах норм, установленных локальным нормативным актом организации (ч. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ).

Возмещение расходов, связанных с командировкой

Согласно ст. 168 ТК РФ работодатель обязан возместить работнику, направленному в командировку, следующие расходы:

  • по проезду;
  • по найму жилого помещения;
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Как и в случае с суточными, порядок возмещения расходов, понесенных работником в командировке, необходимо закрепить в локальном нормативном акте. Так, например, в локальном акте, регулирующем служебные командировки, можно прописать, что расходы на проезд к месту командировки и обратно возмещаются в сумме фактически понесенных затрат, но не более стоимости проезда транспортом определенного класса или категории (например, в салоне экономического класса в случае пользования самолетом). Таким образом, у работников не возникнет соблазна «пошиковать» в командировке за счет организации, а работодатель обезопасит себя от неоправданных расходов.

Для обоснования понесенных расходов работник по возвращении из командировки представляет авансовый отчет с подтверждающими документами. Такими документами могут служить, например:

  • для расходов на проезд: проездные билеты, распечатка электронного билета или посадочного талона (в случае покупки электронного билета); чеки ККТ (если использовались услуги такси); документы, подтверждающие использование личного транспорта сотрудника (если проезд в командировке осуществлялся на личном транспорте сотрудника) и т.д.;
  • для расходов по найму жилого помещения: чек ККТ и счет гостиницы; договор аренды квартиры (комнаты); договор с риэлтерским агентством (если поиск жилья произведен через него), квитанция к приходному кассовому ордеру или чек ККТ, свидетельствующие об оплате услуг агентства недвижимости, и т.д.
  • для прочих расходов: документы, подтверждающие оплату услуг связи, списки телефонных вызовов с указанием дат и времени (для расходов на услуги связи); багажная квитанция (для расходов по хранению багажа) и т.д.

В ТК перечень расходов, которые работодатель компенсирует командированному работнику является открытым, то есть в числе иных расходов могут возмещаться практически любые расходы, предусмотренные локальным актом о командировках или произведенные с разрешения работодателя. Кроме того, работодатель может предусмотреть порядок возмещения расходов, понесенных в служебной командировке, по которым отсутствуют подтверждающие документы. Однако далеко не все командировочные расходы, которые работодатель оплачивает сотрудникам, освобождаются от обложения НДФЛ и страховыми взносами.

Не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами следующие расходы на служебные командировки (п. 3 ст. 217 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ, п. 2 ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ):

  • на проезд до места назначения и обратно,
  • сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы,
  • расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок,
  • на провоз багажа,
  • расходы по найму жилого помещения,
  • расходы на оплату услуг связи,
  • сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта,
  • сборы за выдачу (получение) виз,
  • расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Как видите, этот перечень является закрытым. Таким образом, если работодатель возмещает сотруднику расходы, не поименованные в перечне, например, на парковку автомобиля в командировке, то с суммы этих расходов придется удержать НДФЛ и начислить взносы (Письмо Минфина России от 25.04.2013 № 03-04-06/14428, Письмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 № 1343-19).

Выплаты сотрудникам в возмещение указанных расходов на командировки освобождаются от НДФЛ и страховых взносов только при условии их документального подтверждения. Если подтверждающих документов нет, то расходы на проезд облагаются НДФЛ и взносами в полной сумме. Расходы по найму жилого помещения при отсутствии их документального подтверждения облагаются страховыми взносами целиком, а НДФЛ – в части, превышающей:

  • 700 руб. в день для командировок по РФ;
  • 2500 руб. в день для командировок за границу.

! Обратите внимание: В некоторых случаях расходы на проезд и проживание сотрудника в командировке при более детальном рассмотрении не признаются таковыми, и, соответственно, подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами:

  • расходы на питание, стоимость которого отдельно выделена в счете гостиницы (п. 1 Письма Минфина от 14.10.2009 № 03-04-06-01/263);
  • расходы на проезд, если даты билетов и даты командировки не совпадают (например, если сотрудник использовал отпуск в месте командировки) (п. 2 Письма Минфина от 03.09.2012 № 03-03-06/1/456).

Налоговый учет оплаты командировок и командировочных расходов

Для того чтобы расходы на служебные командировки сотрудников можно было учесть при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль и УСН с объектом «доходы — расходы», такие расходы должны быть документально подтвержденными и экономически обоснованными (п. 1 ст. 252 НК РФ). Документальное подтверждение командировочных расходов включает в себя: кадровые документы, которыми оформлена командировка, документы по учету рабочего времени и оплате труда, бухгалтерские справки (по расчету суточных), документы, подтверждающие расходы сотрудника в командировке. Экономически оправданными расходы признаются в том случае, если командировка осуществляется в рамках деятельности, направленной на получение дохода, что подтверждается целями командировки, установленными в приказе.

В целях расчета налога на прибыль, а также при УСН («доходы — расходы») расходы налогоплательщика, связанные со служебными командировками сотрудников, учитываются в следующем порядке:

  • В составе расходов на оплату труда (пп. 6 п. 1 ст. 346.16, ст. 255 НК РФ) – оплата по среднему заработку за время командировки, а также оплата выходных дней в командировке;
  • В составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ) – следующие расходы на командировки:
    • суточные (в полной сумме, предусмотренной локальным нормативным актом);
    • проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
    • наем жилого помещения, в том числе расходы на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
    • оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
    • консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Указанные расходы на командировки принимаются к налоговому учету для расчета налога на прибыль на дату утверждения авансового отчета сотрудника, а при УСН:

  • на дату утверждения авансового отчета – если расходы оплачены за счет выданного работнику аванса;
  • на дату выплаты возмещения работнику — если расходы оплачены работником за счет собственных средств и возмещаются ему после утверждения авансового отчета.

Похожие записи:

  • Подать иск на росреестр Можно ли подать в суд на росреестр Минимальные размеры земельных участков, предоставляемых гражданам в собственность Установить минимальные размеры земельных участков, предоставляемых гражданам в собственность для ведения: крестьянского […]
  • Федеральный закон казачество Федеральный закон от 5 декабря 2005 г. N 154-ФЗ "О государственной службе российского казачества" (с изменениями и дополнениями) Федеральный закон от 5 декабря 2005 г. N 154-ФЗ"О государственной службе российского казачества" С изменениями и […]
  • Налог на имущество организаций 2019 Налог на движимое имущество организаций с 2019 года История перемен в налоге на движимое имущество В отношении налога на движимое имущество организаций перемены в последние годы происходили неоднократно: С 2013 года этот вид имущества (при […]
  • Удо ст 228 ч2 УДО по ст. 228 ч. 2 Добрый день! Мой муж осужден по ст.228 ч.2 на 3 года,наказание отбывает в ИК.Осудили его в мае 2012, а преступление было совершено в марте 2010г. Когда можно подавать на УДО через 1/2 или через 3/4 срока? Условно-досрочное […]
  • Приказ 107н от 19032019 форма 4 фсс Приказ Минтруда России от 19.03.2013 N 107н "Об утверждении формы расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и по обязательному […]
  • Судебная практика 213 ВЕРХОВНЫЙ СУД РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ от 2 марта 2017 г. N 69-АПУ17-1 Судебная коллегия по уголовным делам Верховного Суда Российской Федерации в составе председательствующего Колышницына А.С. судей Ситникова Ю.В., Борисова О.В. при секретаре […]