Счет на проживание в гостинице за границей

Налог на прибыль: командировочные расходы на проживание в гостинице за рубежом

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики по вопросу учета в целях налогообложения прибыли командировочных расходов при приобретении работником организации услуг гостиницы на территории иностранного государства сообщает следующее.

В соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ при формировании налоговой базы по налогу на прибыль организаций налогоплательщик вправе учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, расходы на командировки, в частности, на наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению расходы работника на основании квитанций или счетов за проживание в гостинице, в том числе на территории иностранного государства, включая суммы налога на добавленную стоимость.

О подтверждении командировочных на услуги гостиниц за рубежом

Как для целей налогового учета подтвердить командировочные расходы на проживание в иностранных гостиницах?

Начнем с того, что расходы на наем жилого помещения участвуют в формировании налоговой базы по налогу на прибыль. При этом затраты должны быть направлены для осуществления деятельности, приносящей доход, обоснованны, и документально подтверждены.

При направлении работника в командировку работодатель оформляет:

  1. приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по формам № Т-9 и № Т-9а;
  2. командировочное удостоверение — по форме № Т-10. Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия;
  3. служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме № Т-10а.

Кроме того, работник не позднее трех дней по возвращении из командировки обязан составить авансовый отчет (форма № АО-1). К авансовому отчету прилагаются оправдательные документы: авиа- и железнодорожные билеты, счета гостиниц, квитанции, подтверждающие произведенные расходы на проживание. При заграничных командировках к авансовому отчету прилагаются ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы (подтверждающие время пребывания работника в загранкомандировке).

Обратите внимание: оправдательные документы, составленные на иностранных языках, должны иметь построчный перевод (на отдельном листе) на русский язык.

Получается, что расходы на загранкомандировки производственного характера, подтвержденные приказами (распоряжениями) о направлении работников в командировки, командировочными удостоверениями, служебными заданиями для направления в командировки и отчетами об их выполнении, авансовыми отчетами, авиабилетами, счетами турфирм, в которых расшифрована стоимость каждой оказанной услуги, и актами выполненных работ, подписанными с турфирмами, ксерокопиями страниц загранпаспортов с отметками о пересечении границы, могут быть приняты в качестве первичных документов для целей налогового учета. Говорили об этом специалисты финансового ведомства в письме Минфина России от 12.05.2008 № 03-03-06/2/47.

Однако, как следует из судебной практики, налоговые инспекторы зачастую ссылаются на недостоверные сведения в подтверждающих расходы на проживание документах. Так, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 01.11.2010 № А52-3413/2009, фирма представила в качестве оправдания оплаты гостиничных услуг в период служебных командировок авансовые отчеты, кассовые чеки, счета гостиниц и квитанции на оплату проживания.

Инспекция указала, что счета и квитанции за проживание в гостиницах не соответствуют утвержденной типовой форме; от ряда гостиниц получена информация, что в спорный период работники в них не проживали; о некоторых организациях, которые выписывали счета на оплату за проживание в гостиницах, отсутствуют сведения в Едином государственном реестре юридических лиц, ИНН этих организаций является фиктивным либо принадлежит другим юрлицам; кассовые чеки по некоторым гостиницам, приложенные к авансовым отчетам, пробиты на контрольно-кассовых машинах, которые зарегистрированы на других юрлиц и предпринимателей либо не регистрировались в налоговых органах. По той причине, что затраты документально не подтверждены, они не приняли расходы по оплате жилья.

Опровергая эти доводы, арбитры установили, что авансовые отчеты работников приняты фирмой, нахождение их в командировке в соответствующие периоды, проезд к месту командировки и обратно подтверждены документально. По этой причине судьи посчитали, что общество обоснованно учитывало в составе расходов, уменьшающих доходы, произведенные командировочные затраты по найму жилого помещения.

Помимо этого, судьи отметили, что, направляя работников в служебную командировку, фирма не могла располагать сведениями о том, к услугам какой именно гостиницы обратится соответствующий работник, тем самым заранее проверить правоспособность, состояние на налоговом учете лиц, оказывающих гостиничные услуги. Отсутствовала такая возможность и у работников, направленных в служебную командировку.

Какие документы, подтверждающие оплату проживания, надо предоставить из отеля при возвращени из командировки за границу?

Нужна ссылка на конкретный документ Минфина, который регулирует данный вопрос.

Иностранные компании выдают документы, которые так и называются по русски «счёт». Пишется на engl — «PRO-FORMA-INVOICE», чаще просто — INVOICE.
Гостиницы выдают Акты выполненных работ — по запросу (без ограничений) . За рубежом в том числе.
В любом банке есть отдел валютного контроля, который занимается контролем валютных денежных средств, проходящих по расчётным счетам юридических и физических лиц.
Так что вопрос — именно к ним. Требования банка не изменятся, если я им своё мнение изложу без документального подкрепления.
Если Минфин не требует в обязательном порядке именно этот документ — необходима конкретная информация (письмо, инструкция и т. п. ) — что необходимо для подтверждения целевого использования валютных средств.

Подтверждение есть, что оплата прошла. Обычно достаточно для банков копии валютного перевода или (максимум) — подтверждения получения денег от принимающей стороны.
В данном же случае банк «упёрся» и требует подтверждения оказания услуги — Акт выполненных работ (проживание в отеле) . Формально банк не требует невозможного. Просто здесь уже вопрос принципа — зачем банку «не обязательный» документ?

ПИСЬМО
от 30 января 2012 г. N 03-03-06/1/37

Затраты на проживание в отеле за границей можно подтвердить чеком

Если сотрудник в загранкомандировке оплатил номер в отеле, то компания может списать эти расходы как командировочные на основании кассового чека или чека, выданного терминалом при расчете пластиковой карточкой. При этом вовсе не обязательно иметь счет от гостиницы. Такие выводы следуют из ответа Минфина на частный запрос.

Если сотрудник в загранкомандировке оплатил номер в отеле, то компания может списать эти расходы как командировочные на основании кассового чека или чека, выданного терминалом при расчете пластиковой карточкой. При этом вовсе не обязательно иметь счет от гостиницы. Такие выводы следуют из ответа Минфина на частный запрос.

Раньше Минфин говорил, что счет из гостиницы необходим (письмо от 12.05.08 № 03-03-06/2/47). Теперь признали, что он не является обязательным, а выступает «в качестве одного из документов, подтверждающих расходы на наем жилого помещения». Но будет безопаснее, если сотрудник все же возьмет инвойс в отеле.

Дело в том, что из обычных чеков не понятно, за что именно расплатился сотрудник с гостиницей. Между тем расходы на дополнительные услуги за обслуживание в номерах, ресторанах, барах признавать нельзя (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Поэтому налоговики могут потребовать подтвердить, какие именно услуги были оплачены (письмо УФНС России по г. Моск­ве от 08.08.08 № 28-11/074505). Но в любом случае документы, полученные за границей, потребуется переложить на наш язык. Если же взять выписку банка на день оплаты, то переводить чек, выданный терминалом, не потребуется.

Оплата гостиницы в командировке

— Расходы работника на оплату гостиницы в период нахождения в заграничной командировке могут быть учтены в составе «прибыльных» расходов при условии документального подтверждения (подп.12 п.1 ст. 264 НК РФ). Расходы, понесенные на территории другого государства, подтверждаются документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в этом иностранном государстве (п.1 ст. 252 НК РФ).

Читайте так же:  Альфа страхования осаго ростов

Зарубежные отели, как правило, выдают в подтверждение расходов на проживание только счет (инвойс). Ранее налоговики не разрешали учитывать такие затраты в составе прибыльных расходов из-за отсутствия кассовых чеков. Однако суды разрешали подобные споры в пользу организаций, аргументируя это тем, что обязательное предоставление кассовых чеков законодательствами зарубежных стран не предусмотрено (Постановление Девятого ААС от 12.09.2005 N 09АП-9332/05-АК). В современной практике подобных споров мы не нашли, что свидетельствует об изменении позиции налоговых органов.

О том, что для подтверждения проживания в гостинице за границей достаточно счета или квитанции из гостиницы, свидетельствует и позиция Минфина (письма Минфина от 30.01.2012 N 03-03-06/1/37, от 21.04.2014 N 03-03-06/1/18202). Учитывая изложенное, считаем, что счет иностранной гостиницы, выданный в подтверждение оплаты, является надлежащим документальным подтверждением расходов работника.

При этом счет должен иметь построчный перевод на русский язык (п.9 Положения, утв.Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, письмо Минфина России от 16.02.2009 N 03-03-05/23). Перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и штатными переводчиками самой организации, в том числе и от руки (письмо Минфина России от 22.03.2010 N 03-03-06/1/168).

Счет за проживание за границей в гостинице и НДС

Во время командировок за границу предусматривается оплата услуг гостиниц за проживание. Следует ли предприятию начислять НДС по п. 6.5 как покупателю услуг?

Заметим, что при направлении работника в командировку (в т. ч. и за границу) предприятие обязано выдать такому работнику аванс на текущие расходы (в частности для оплаты стоимости проезда, проживания, суточные расходы в пределах норм). Если командировка заграничная, то аванс следует выдавать в валюте страны командировки или в свободно конвертируемой валюте. Такие нормы зафиксированы в Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу 1 .

Указанные расходы относятся к составу валовых расходов предприятия при наличии оригиналов подтверждающих документов (пп. 5.4.8 Закона Украины от 28.12.94 г. №334/94-ВР «О налогообложении прибыли предприятий», далее — Закон о прибыли).

Теперь рассмотрим ситуацию, сложившуюся с НДС по приобретенным в заграничной командировке услугам, например проживания.

Объектом обложения НДС являются операции поставки, место предоставления которых находится на территории Украины.

А местом предоставления услуг по общему правилу, в соответствии с п. 6.5 Закона о НДС, является место регистрации покупателя (за исключением случаев, определенных в абзацах «в», «д» — «е» п. 6.5 Закона о НДС), то есть место регистрации украинского предприятия.

Таким образом, украинское предприятие вынуждено платить НДС дважды:

1) в ЕС — стране, где осуществляется приобретение услуг;

2) в Украине — на основании пп. 3.1.1 и п. 6.5 Закона о НДС.

В этом случае единственный легитимный выход — это попытаться возместить НДС, уплаченный в стране приобретения (разумеется, если законодательство страны приобретения предоставляет возможность возмещения).

Во избежание неприятностей при применении пп. 3.1.1 и п 6.5 Закона о НДС советуем обращаться с запросами в местные ГНИ.

1 Утверждена приказом Минфина от 13.03.98 г. №59. О расчетах во время пребывания в командировке см. «ДК» №20/2005, с. 33 (применительно к загранкомандировкам) и «ДК» №24/2005, с. 31.

Бланки строгой отчетности. Гостиничные услуги.

Материалы подготовлены группой консультантов-методологов ЗАО «BKR-Интерком-Аудит»

Так как гостиничная деятельность представляет собой процесс оказания услуги, то при работе с физическими лицами (гражданами) она может использовать блан ки строгой отчетности. Основная деятельность гостиницы связана с оказанием услуг по проживанию.

Для того чтобы правильно организовать бухгалтерский и налоговый учет в любой гостинице необходимо, в первую очередь, представлять себе весь операционный процесс обслуживания гостей и какие первичные документы при этом должны быть оформлены на каждом из этапов этого процесса. Поэтому бухгалтеру следует особое внимание уделить формам первичного учета, которые вместе с краткими указаниями по их применению и заполнению утверждены Приказом Минфина Российской Федерации от 13 декабря 1993 года №121 «Об утверждении форм документов строгой отчетности». Указанный документ содержит формы документов строгой отчетности, которые применяются всеми гостиницами, независимо от их организационно-правовой формы. Причем в тексте Приказа обращено внимание на то, что данные формы применяются без каких либо изменений и дополнений.

Так как бланки строгой отчетности для гостиниц не имеют защиты, следовательно, на их изготовление и продажу лицензия не требуется.

Процесс обслуживания гостей в любой гостинице, независимо от ее категории, можно разбить на несколько этапов:

ü бронирование — предварительный заказ мест в гостинице;

ü прием, регистрация и размещение гостей;

ü предоставление услуг проживания;

ü предоставление дополнительных услуг;

ü окончательный расчет и оформление выезда.

В гостинице процесс обслуживания гостей начинается именно с бронирования, под которым понимается предварительный заказ мест и номеров. Осуществляют функции бронирования либо менеджеры отдела бронирования гостиницы, либо непосредственно служба приема и размещения гостей. Ведь отправляясь в поездку, турист или бизнесмен, не желающий сталкиваться с трудностями найма временного жилья, обязательно свяжется с такой службой и подаст заявку на бронирование места или номера.

Существует несколько способов забронировать номер: письменный, устный или с помощью Интернета. В любом случае в заявке клиента, который бронирует номер, должны указываться следующие сведения:

· число и категория номера;

· сроки проживания в гостинице;

· фамилия, имя, отчество клиента;

Организации, подающие заявку на бронирование, указывают также реквизиты организации (наименование, адрес, телефон, факс, номер счета в банке и так далее).

Предположим, что организация направляет на участие в семинаре двух своих сотрудников.

При этом с помощью факса организация отсылает в гостиницу письмо-заявку форм ы №10-Г. Она может иметь следующий вид:

Торговая фирма ООО «Сегмент»

г. Тула, ул. Маяковского 83/1

Просим забронировать для сотрудников нашей организации Ильина П.М. и Федорова Н.С. два одноместных номера с 15.08.05 года до 20.08.05 года, заезд в 15 –00ч.

Цель приезда — командировка.

Просим подтвердить бронирование по факсу 345-56-73.

Директор ООО «Сегмент» Мишин Ю.В.

Получив такую заявку, служба бронирования гостиницы обязана ее зарегистрировать. В том случае, если гостиница может предоставить свои услуги по проживанию, то в организацию должно быть направлено подтверждение заявки. Если гостиница не может удовлетворить заявку, она должна прислать отказ.

В ответ на Ваш факс от 08.08.05 года подтверждаем бронирование двух одноместных номеров с 15.08.05 года по 20.08.05 года Стоимость проживания в сутки составляет 1 200 рублей.

В случае изменения Ваших планов просим отменить бронирование до 18.00ч. 14.08.05 года во избежание выставления счета за простой номера.

Расчетный час в гостинице «Турист» 12 часов дня.

Директор Головин М. П.

Главный бухгалтер Новикова О.С.

Каждая заявка на бронирование и аннуляция заказа регистрируются в обязательном порядке. В противном случае, если аннулированный заказ вовремя не зарегистрирован, велика вероятность того, что номер останется непроданным.

Заявки на бронирование мест по телеграммам, телефонным звонкам, письмам регистрируются в специальном журнале «П» по форме, установленной Приказом Минфина Российской Федерации от 13 декабря 1993 года №121 «Об утверждении форм документов строгой отчетности», содержащей следующие реквизиты :

Заявки, полученные от организаций, регистрируются в специальном журнале «П» по следующей форме, установленной Приказом Минфина Российской Федерации от 13 декабря 1993 года №121 «Об утверждении форм документов строгой отчетности»:

В Правилах предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 25 апреля 1997 года №490 «Об утверждении правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации» не оговаривается размер платы за бронирование. Этот размер устанавливается администрацией гостиницы. Как правило, он составляет от 30% до 50% от тарифа номера или места в номере за сутки.

Прибыв в гостиницу, клиент должен зарегистрироваться. И хотя процесс регистрации клиента в гостиницах разных категорий различен (в основном он различается по времени и качеству обслуживания), но информация о госте везде одинаковая.

Читайте так же:  Ответ на представление прокурора об устранении нарушений законодательства

Время регистрации зависит от того, какой гость прибыл в гостиницу: тот, который предварительно забронировал номер или нет. Естественно, что поселение по брони в гостиницах, где организован автоматизированный учет, занимает всего несколько минут, так как практически вся необходимая информация указана в предварительной заявке.

Процесс регистрации без предварительного заказа длится несколько дольше, при этом администратор и гость должны обсудить такие вопросы, как стоимость номера, сроки размещения, порядок оплаты. Если стороны приходят к взаимному согласию, то в соответствии с Правилами, исполнитель обязан заключить с потребителем договор на оказание услуг.

Для этого гость обязан предъявить документ, удостоверяющий его личность. Сделать это он обязан в соответствии с пунктом 14 Правил регистрации и снятия граждан Российской Федерации с регистрационного учета по месту пребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации и перечня должностных лиц, ответственных за регистрацию, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 17 июля 1995 года №713 «Об утверждении правил регистрации и снятия граждан Российской Федерации с регистрационного учета по месту пребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации и перечня должностных лиц, ответственных за регистрацию»:

«Регистрация граждан по месту пребывания в гостинице, санатории, доме отдыха, пансионате, кемпинге, больнице, на туристской базе, а также в ином подобном учреждении осуществляется по их прибытии администрацией этих учреждений на основании документов, удостоверяющих личность».

Клиент должен заполнить анкету формы №1-Г. Заполнение данной анкеты свидетельствует о заключении договора между клиентом и гостиницей. Администратор должен проследить за тем, чтобы постоялец правильно заполнил данный документ, дату заселения, дату отбытия, указал свой домашний адрес. Ведь в дальнейшем неправильно указанные данные осложнят, например, возврат забытых вещей в номере, кроме того, правильно заполненный адрес гарантирует получение оплаты, если гость выехал, не заплатив за предоставленные услуги. Неверно указанная дата выезда может привести в дальнейшем к простою номера, а если гость планирует остаться дольше, номер может быть продан, что в результате приведет к конфликту между администрацией и проживающим.

Граждане, прибывшие в командировку, на совещания, конференции, сборы, заполняют анкету формы №1-Г в одном экземпляре, остальные — в двух.

После проверки личные документы возвращаются владельцам.

Для хранения анкет и работы с ними в администраторской должны быть две картотеки: в первой хранятся анкеты на лиц, проживающих в гостинице, во второй — на лиц, выбывших из гостиницы в течение месяца.

Анкеты в картотеках расставляются в алфавитном порядке.

Проверив данные анкеты, администратор выписывает разрешение на поселение – документ, подтверждающий право гостя на заселение. Такое разрешение выписывается в двух экземплярах: один – для кассира для выписки счета за проживание, второй для дежурной по этажу.

Как правило, данный документ выглядит следующим образом:

Разрешение на поселение.

Индивидуальное на 3 этаж

Проживание с 15.08.05 года по 20.08.05 года___________

Ф.И.О. Ильин Петр Михайлович______________________

Вид расчета безналичный__________________________

Оплата бронирования ___50%______________________

Дополнительные сведения ______завтрак в номер_____

При регистрации клиенту выписывается счет за проживание формы №3-Г (код формы по ОКУД 0790230).

Данный счет включает в себя тариф номера (или места в номере), умноженный на количество суток проживания, оплату за услуги бронирования, оплату дополнительных услуг, которые гость заказывает при регистрации.

Счет выписывается в трех экземплярах: первый выдается клиенту, второй вместе с «Кассовым отчетом» (форма №5-Г) ежедневно сдается в бухгалтерию, третий хранится до выезда гостя в расчетной части гостиницы в специальных кармашках, расставленных по числам оплаты, в контрольной картотеке.

При автоматизированном способе ведения расчетов счет заполняется в двух экземплярах. В нем фиксируется оплата за весь период проживания. Оба экземпляра хранятся в контрольной картотеке до выезда гостя. Работник бухгалтерии сверяет формы №3-Г, №3-Гм с формой №1-Г (анкетой).

После оплаты администратор заполняет карту гостя – форма №4-Г.

Данный документ дает право клиенту на получение ключа от номера и внеочередное обслуживание в предприятиях общественного питания, бытового обслуживания и связи, расположенных на территории гостиницы. На числовой сетке Карты гостя отмечается период оплаты. При выезде гостя персонал на этаже делает отметку с указанием даты и часа освобождения номера (места), наименования и количества мест багажа. В вестибюле гостиницы Карта гостя сдается в администраторскую.

Выше мы упомянули про «Кассовый отчет» – форма №5-Г (код формы по ОКУД 0790206). Он составляется в двух экземплярах работником, осуществляющим расчеты с гостями. Первый экземпляр вместе со счетами (форма №3-Г) или контрольной кассовой лентой (при механизированном расчете) ежедневно сдается в бухгалтерию, второй сохраняется у подотчетного лица.

Работник бухгалтерии сверяет данные, указанные в форме №5-Г с данными в формах №3-Г, №3-Гм.

Если гостиница оказывает услуги по размещению туристической группы, то в этом случае бронирование мест для размещения осуществляет туристическая фирма. Это дает возможность заранее подготовить места для заселения и спланировать работу администрации.

Регистрацией гостей в этом случае, как правило, совместно с администратором занимается руководитель группы, который по приезду на место предъявляет администратору направление туристической фирмы – документ, подтверждающий право на проживание в данной гостинице и гарантирующий, что оплата произведена, а также список группы туристов. Администратор заполняет групповое размещение на поселение, в котором делается пометка, что оплата безналичная.

Карта гостя выписывается каждому из участников группы. При обслуживании туристических групп счет за проживание не выписывается, так как оплата производится по безналичному расчету.

Расчет оплаты за бронирование и проживание по безналичному расчету производится по форме №7-Г. Он ведется дежурным администратором или портье в двух экземплярах.

Окончательный итог подводится после выезда проживающих лиц и служит основанием к оплате счета, предъявляемого организации.

Российские гостиницы посещают не только граждане нашей страны, но и иностранцы. Въезд на территорию Российской Федерации требует специального разрешения – визы.

Во время регистрации администратор проверяет срок действия визы, проставляет в визе регистрационный номер гостя, название гостиницы и дату регистрации.

Если гостиницу посещают иностранные гости, в этом случае в гостинице обязательно должен быть журнал регистрации иностранных граждан – форма №2-Г.

В соответствии с требованиями статьи 24 Федерального закона от 25 июля 2002 года №115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» (далее Федеральный закон №115-ФЗ):

«Администрация гостиницы или иной организации, оказывающей гостиничные услуги, обязана в день прибытия иностранного гражданина направлять в территориальный орган федерального органа исполнительной власти, ведающего вопросами внутренних дел, информацию о дате приезда и сроке пребывания иностранного гражданина в данной организации, а в день его убытия — о дате выезда для передачи указанной информации в центральный банк данных, созданный в соответствии со статьей 26 настоящего Федерального закона».

На иностранного гражданина, приехавшего в нашу страну, указанный Закон также накладывает определенные обязанности. Так, в соответствии с положениями статьи 20 и статьи 21 Федерального закона №115-ФЗ, иностранный гражданин, въехавший в Российскую Федерацию, обязан зарегистрироваться в течение трех рабочих дней со дня прибытия в Россию в территориальном органе федерального органа исполнительной власти, ведающего вопросами внутренних дел.

Мы уже отмечали, что наряду с обязательными услугами, которые входят в оплату за проживание, гостиница может предоставлять гостям и дополнительные услуги. В этом случае оформляется Квитанция на предоставление дополнительных услуг форма №12-Г (код формы по ОКУД 0790212).

Такая квитанция выписывается, например, при оформлении заказа билетов, при оплате услуг переводчика, предоставления кофе или чая по желанию проживающего. Квитанция составляется в двух экземплярах: первый представляется в бухгалтерию, второй — клиенту.

Или, например, при гостинице имеется автостоянка, куда гость может поставить автомашину. На такие услуги заполняется квитанция «Автостоянка» — форма №11-Г (код формы по ОКУД 0790211).

Читайте так же:  Осаго дали талон

Составляется указанная квитанция на автостоянках гостиничного комплекса при приеме и выдаче автотранспорта, выписывается в двух экземплярах: первый сдается в бухгалтерию, второй — выдается на руки плательщику.

При проживании в гостинице, у гостя могут измениться какие-либо обстоятельства, в связи с которыми он может выехать из гостиницы досрочно. В этом случае постояльцу возвращается часть денежных средств, заплаченных им за проживание, и заполняется квитанция на возврат денег по форме №8 -Г (код формы по ОКУД 0790208).

Выписывается данная квитанция работником гостиницы в одном экземпляре. Сдается в бухгалтерию вместе с «Кассовым отчетом» (форма №5-Г). При оформлении возврата на первом и третьем экземплярах счета (форма №3-Г) или на первом и втором (форма №3-Гм) делается отметка о произведенном возврате. Работник бухгалтерии сверяет идентичность подписи гостя в форме №8-Г с подписью в форме №1-Г, после чего анкета возвращается в администраторскую.

Однако для осуществления возврата денежных средств одних этих документов недостаточно. Мы уже отмечали, что в соответствии с Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, исполнитель обязан заключить с потребителем договор на предоставление услуг.

При оформлении оплаты за проживание работники гостиницы выписывают гостю счет по форме №3-Г, представляющий собой бланк строгой отчетности. Выписка данного документа подтверждает, что договор между исполнителем и потребителем заключен. Пунктом 12 Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации Постановление Правительства Российской Федерации от 25 апреля 1997 года №490 «Об утверждении правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации» установлено, что цена номера (места в номере), а также форма его оплаты устанавливаются исполнителем. А потребитель обязан оплатить оказанную исполнителем в полном объеме услугу после принятия ее потребителем. С согласия потребителя услуга может быть оплачена им при заключении договора в полном объеме или путем выдачи аванса.

В том случае, если используемый гостиницей бланк счета по форме №3-Г изготовлен не типографским способом (например, с помощью компьютера) то в этом случае считать данный документ бланком строгой отчетности нельзя, поэтому расчеты с гостем должны быть проведены с обязательным использованием контрольно-кассовой техники.

Предположим, что клиент при поселении в гостиницу оплатил счет за проживание авансом, причем расчет был произведен с использованием контрольно-кассовой техники. Работник гостиницы выдал клиенту на руки кассовый чек.

Затем клиент решил выехать из гостиницы досрочно. Такая ситуация часто встречается на практике. Пунктом 20 вышеупомянутых Правил указано:

«Потребитель вправе расторгнуть договор на оказание услуги в любое время, уплатив исполнителю часть цены пропорционально части оказанной услуги до получения извещения о расторжении договора и возместив исполнителю расходы, произведенные им до этого момента в целях исполнения договора, если они не входят в указанную часть цены услуги».

Таким образом, если постоялец выезжает ранее указанного срока, излишне уплаченная им сумма должна быть ему возвращена. При этом возврат может быть осуществлен с помощью двух возможных вариантов:

· в день внесения оплаты (до закрытия смены и снятия Z-отчета);

· в день, не совпадающий с днем внесения денежных средств в кассу.

Если возврат осуществляется по первому варианту, то потребителю должен быть выписан новый счет и пробит новый кассовый чек на сумму фактически оказанной услуги. При этом «старые» документы, а именно счет, который был выписан первоначально и чек контрольно-кассовой техники (далее ККТ) должны быть истребованы работниками гостиницы у проживающего.

На сумму возврата по первоначальному чеку оформляется акт по форме КМ-3, утвержденный Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 25 декабря 1998 года №132 «Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно — кассовых машин» (форма данного акта приведена далее в разделе «Оформление наличных расчетов с клиентами»). Погашенный чек, наклеивается на лист бумаги и вместе с актом и первоначальным счетом сдается в бухгалтерию.

Сумма, на которую осуществлен возврат, заносится в специальный журнал кассира-операциониста (форма КМ-4) в графу 15 и на данную сумму уменьшается сумма выручки за день.

Такая процедура возврата предусмотрена Типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденных Письмом Минфина Российской Федерации от 30 августа 1993 года №104.

Если же возврат осуществляется не в день оплаты, то есть, после снятия Z-отчета, то возврат денежных средств клиенту производится только из главной кассы гостиницы, на основании письменного заявления и документа, удостоверяющего личность. При этом кассиром организации составляется расходно-кассовый ордер (форма КО-2) с обязательным заполнением всех реквизитов данного документа. К расходно-кассовому ордеру прикладывается заявление на возврат, первоначально пробитый чек и первоначально выписанный счет.

Исходя из нашей консультационной практики, можно судить о том, что нередко работники гостиницы допускают ошибки, связанные с возвратом денежных средств, при досрочном выезде гостя из номера.

Самая распространенная ошибка состоит в том, что при возврате денежных средств, кассир-операционист пробивает возвратный чек и тем самым увеличивает итоговую сумму выручки, фиксируемую по итогам дня.

Возвращенный потребителем чек (его сумма уже содержится в фискальной памяти ККТ) с составлением всех необходимых документов, является свидетельством того, что потребитель отказался от услуги, разорвал договор, заключенный с гостиницей и получил денежные средства назад. Оформленная правильно процедура возврата документально подтверждена возвращенным чеком, актом и записью в книге кассира-операциониста.

Если кассир-операционист пробивает «возвратный чек», сумма по нему опять фиксируется в памяти ККТ, однако в этом случае отсутствует документально подтвержденный факт расторжения договора. В результате гостиница имеет разницу в сумме выручки и итогов блока фискальной памяти.

И еще один момент, на котором хочется остановиться, ведя разговор о гостиничном бизнесе. Нередко случается так, что по вине постояльца имущество гостиницы приходит в негодность. В этом случае работники гостиницы обязаны составить Акт о порче имущества гостиницы (форма №9-Г) (форма по ОКУД 0790209). Акт составляется работниками гостиницы в трех экземплярах: первый передается в бухгалтерию, второй — материально-ответственному лицу, в подотчете которого находится имущество гостиницы, третий выдается на руки плательщику.

Более подробно с вопросами, касающимися бланков строгой отчетности, Вы можете ознакомиться в книге ЗАО «BKR-Интерком-Аудит» «Бланки строгой отчетности».

Похожие записи:

  • Переговоры в бизнесе практическое пособие Эффективные переговоры. Практическое пособие для деловых людей. Развитие гражданского общества в России приводит ко все более сложному и тонкому переплетению множества факторов, связей, отношений. Среди них не последнее место занимают деловые — в […]
  • Приказ пожарной охраны 156 ПРИКАЗ МЧС РФ от 31.03.2011 N 156 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ТУШЕНИЯ ПОЖАРОВ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ ПОЖАРНОЙ ОХРАНЫ" Данный документ вступает в силу по истечении 10 дней после дня его официального опубликования (п. 12 Указа Президента РФ от 23.05.96 N […]
  • Сумма пособия за раннюю постановку на учет Как получить пособие женщинам, вставшим на учет в ранние сроки беременности? Если вы встали на учет в медицинской организации в первые 12 недель беременности и имеете право на получение пособия по беременности и родам, то вам полагается […]
  • Удо ст 228 ч2 УДО по ст. 228 ч. 2 Добрый день! Мой муж осужден по ст.228 ч.2 на 3 года,наказание отбывает в ИК.Осудили его в мае 2012, а преступление было совершено в марте 2010г. Когда можно подавать на УДО через 1/2 или через 3/4 срока? Условно-досрочное […]
  • Банкротство интернет магазинов Основные причины банкротства интернет-магазинов Докладчик: Юрий Кушнеров. - презентация Презентация была опубликована 5 лет назад пользователемMarketNotes.ru Похожие презентации Презентация на тему: " Основные причины банкротства […]
  • Наблюдение за исполнением законов полномочия Тема 4 - Задание №5 В приведенном ниже списке указаны полномочия Президента России, Правительства, В приведенном ниже списке указаны полномочия Президента России, Правительства, Совета Федерации, Государственной Думы, Верховного Суда, Высшего […]